Personel Rehberinizi Oluşturma ve Kullanıcıları Yönetme

Kullanıcılar, her departman için varsayılan erişim izinleriyle departmanlara ayrılmıştır. Kullanıcının izinleri bireysel düzeyde daha da hassaslaştırılabilir. Varsayılan olarak beş departman bulunmaktadır:

1. Giriş: Her şeye tam erişime sahiptir.

2. Teknoloji: Sınırlı sayıda ayara erişimi vardır; bunlar arasında İçe Aktarma/Dışa Aktarma, Entegrasyon, Formlar, Sayfalar, Kullanıcılar ve Genel seçenekler bulunur.

3. Finans: Başvuru sahiplerinin profillerine ve ödeme bilgilerine erişimi vardır.

4. Akademik: Başvuru sahibi bilgilerine erişim, not ve dosya yükleme olanağı ve analiz araçlarına sahip.

5. Sadece Okuma: Başvuru sahibi bilgilerine yalnızca okuma erişimine sahiptir.

Departmanlarda değişiklik yapmak için Ayarlar > Personel Rehberi > Departmanları Yönet yolunu izleyin.

Bir departmanın adını ve varsayılan izinlerini güncellemek için mevcut bir departman sekmesini seçin. Ayrıca o departmandaki kullanıcılar için bireysel izinleri de güncelleyebilirsiniz.

Yeni bir departman oluşturmak, departmana bir ad ve varsayılan izinler belirlemek için "Yeni Departman" seçeneğine tıklayın.

Değişiklikleri tamamladıktan sonra, Değişiklikleri Kaydet'e tıklayın.

Ayarlar > Personel Rehberi > Yeni Kullanıcı Ekle bölümüne gidin. Kullanıcı bilgilerini doldurun ve bir Departman seçin. Bir departman seçildikten sonra, bireyin izinlerini daha da hassaslaştırabilirsiniz. Sayfanın alt kısmında çeşitli görüntüleme ve bildirim seçenekleri bulunmaktadır:

1. Kayıt İşlemleri İletişim Kişisi Olarak Görüntüle: Bu seçenek, kullanıcının adını, resmini, unvanını, telefon numarasını ve e-posta adresini herkese açık açılış sayfasında iletişim kişisi olarak gösterecektir. Bu seçenek, Kayıt İşlemleri kullanıcıları için önerilir.

2. Temsilci Modu: Öğrenci Listesi, Kişiler ve CRM Listesi'nde bu temsilci yalnızca kendisine atanmış başvuru sahiplerini ve kişileri görüntüleyebilir.

3. Günlük Özet E-postası ve Planlanmış Dışa Aktarma Gönder: Kullanıcının günün etkinliklerinin özetini içeren Günlük Özet e-postasını alması için bu kutuyu işaretleyin. Planlanmış Dışa Aktarmalar oluşturduysanız, kullanıcı bunları da alacaktır. Bu, Kayıt ve Teknoloji kullanıcıları için önerilir.

4. Veli Notu Bildirimleri Gönder: Veliler, veli hesabından mesaj gönderdiklerinde kullanıcıya e-posta bildirimi gönderilecektir.

5. İletişim Mesajı Bildirimleri Gönder: Temsilci, ilgili kişinin mesaj kutusuna bir mesaj gönderdiğinde kullanıcıya e-posta bildirimi gönderilir.

6. Yeni Temsilci Bildirimleri Gönder: Kullanıcı, okulunuzun açılış sayfasından bir temsilci kaydolduğunda e-posta bildirimi alacaktır.

7. Başvuru Sahibi Profili Aracılığıyla Notlara ve E-postalara Otomatik CC Ekleme: Başvuru Sahibi Profilinden gönderilen tüm notlara veya e-postalara varsayılan olarak kullanıcı CC olarak eklenecektir. Gerekirse kullanıcı, bir nottan veya e-postadan tek tek kaldırılabilir.

8. Giriş talimatlarını içeren hoş geldin e-postası gönderin: Hesap oluşturulduktan sonra, kullanıcı şifresini nasıl belirleyeceğine ve ilk kez nasıl giriş yapacağına dair talimatlar içeren bir hoş geldin e-postası alacaktır. Bu, tüm kullanıcılar için önerilir.

Kullanıcı bilgilerini girdikten ve izinlerini ve bildirimlerini ayarladıktan sonra, Kullanıcı Ekle'ye tıklayın.

Ayarlar > Personel Rehberi'ne gidin ve bir kullanıcının bilgilerini güncellemek, izinlerini değiştirmek, bildirimlerini etkinleştirmek/devre dışı bırakmak veya hoş geldin e-postasını yeniden göndermek için kullanıcıya tıklayın. Kullanıcıların kendi izin ayarlarında değişiklik yapamayacağını unutmayın.

Hoş geldin e-postasını yeniden göndermek için sağ üst köşedeki "Hoş Geldin E-postasını Yeniden Gönder" düğmesine tıklayın.

Bir kullanıcıyı arşivlemek için Ayarlar > Personel Rehberi'ne gidin ve kaldırılacak kullanıcının adına tıklayın. Sayfanın en altına kaydırın ve Arşivle'ye tıklayın.

Lütfen bir kullanıcının arşivlenmesi durumunda şunların gerçekleşeceğini unutmayın:

• Kendilerine atanmış olan tüm görevler geçersiz hale gelecektir.
• Kullanıcıyı temsilci olarak gösteren tüm başvuru sahipleri "Atanmamış" olarak değiştirilecektir.
• Geçmişteki yazışmalar ve değerlendirmeler aynı kalacaktır.