Eski başvurularınızı ve taleplerinizi yönetmek için bazı yerleşik araçlar ve seçenekler mevcuttur ve OpenApply en iyi uygulamalar aşağıdaki gibidir:
1. Verilerin arşivlenmesi
Başvuru sahiplerini veya öğrencileri arşivleyerek aktif listelerden gizleyebilir, ancak verilerini platform içinde güvenli bir şekilde saklayabilirsiniz. Bu, geçmiş verileri silmeden yalnızca gerekli, güncel kayıtlara günlük olarak erişilebilmesini sağlar. Arşivlenmiş başvuru sahipleri/öğrenciler, arama işlevi kullanılarak veya Erişim ve İzinler > Arşivlenmiş bölümüne göre manuel olarak filtrelenerek aranabilir.
Erişim ve izinler hakkında daha fazla bilgi için, uygulama düzenleme kılavuzumuza başvurabilirsiniz.
Maalesef, okul kullanıcısı olarak toplu arşivleme veya arşivden çıkarma işlemi mümkün değildir. Alternatif olarak, başvuranları toplu olarak arşivlemek için öncelikle sorguları/başvuranları filtreleyebilir ve verileri OpenApply dışa aktarabilirsiniz. Bu isteği tamamlamak için aşağıdaki alanları içeren bir CSV dosyasını OpenApply müşteri hizmetleri ekibiyle paylaşabilirsiniz:
- OpenApply Kimliği (Ek alanlar altında)
- İlk adı
- Soy isim
- Kayıt Yılı
- Öğrenci Durumu (Ek alanlar altında)
Veri dışa aktarma hakkında daha fazla bilgi için, yardım kılavuzumuza başvurabilirsiniz: Veri dışa aktarma
2. Statü Temelli Organizasyon
Öğrenciler, Kaydı Silindi, Mezun Oldu veya Reddedildi/İtiraz Edildi gibi durumlarla işaretlenebilir. Kaydı Silinen ve Mezun olan öğrenciler otomatik olarak kaydı silinmiş veya mezun olmuş olarak arşivlenir ve Mezunlar listesine taşınır. Gerekirse ana durumun altına yeni bir durum düzeyi ekleyebilirsiniz. Bu durumlar, veri saklama incelemeleri ve geçişleri için öğrencileri kategorize etmeye yardımcı olur. Bu konuda daha fazla bilgi için, yardım kılavuzumuza başvurabilirsiniz: Durum Düzenleme ve Alt Durum Oluşturma
3. OpenApply kayıtları silme
Başvuru sahibinin profili ve buna bağlı tüm veriler (çocuk ve ebeveyn bilgileri gibi) OpenApply sisteminizden silinebilir.
İhtiyaçlarınızı belirledikten sonra, OpenApply Müşteri Destek ekibi toplu silme konusunda size yardımcı olabilir. Örneğin, belirli bir akademik yılda belirli bir statüye sahip tüm öğrencileri silmek istiyorsanız, bu isteği sizin için işleme koyabiliriz.
Alternatif olarak, kaldırılacak kayıtların OpenApply Kimliği veya Öğrenci Kimliğini içeren bir CSV dosyasını OpenApply Müşteri Destek ekibiyle paylaşabilirsiniz. (Bu alanların her ikisini de Ek Alanlar altında bulabilirsiniz.)
OpenApply başvuru sahiplerinin profillerini tek tek veya toplu olarak silme konusunda daha fazla bilgi için buradaki yardım kılavuzumuza başvurabilirsiniz.
Ayrıca, okulların kendi veri saklama politikalarını belirlemelerini öneriyoruz; bu nedenle verileri ne kadar süreyle saklamaları gerektiğine okul karar verir.
Okulunuzun veri saklama politikası hakkında bilgi edinmek için BT ekibinizle veya veri koruma ofisiyle iletişime geçmek isteyebilirsiniz; böylece bu verileri ne zaman silmeniz gerektiğini bileceksiniz.