OpenApply에는 이전 문의 및 지원서를 관리할 수 있는 몇 가지 내장 도구와 옵션이 있으며, OpenApply 에서 활용할 수 있는 모범 사례는 다음과 같습니다.
1. 데이터 아카이빙
개별 지원자 또는 학생 정보를 보관 처리하여 활성 명단에서 숨길 수 있지만, 플랫폼 내에 해당 데이터는 안전하게 보관됩니다. 이를 통해 과거 데이터를 삭제하지 않고도 필요한 최신 기록만 일상적으로 확인할 수 있습니다. 보관 처리된 지원자/학생 정보는 검색 기능을 사용하거나 '접근 권한 > 보관됨'으로 필터링하여 수동으로 검색할 수 있습니다.
접근 권한에 대한 자세한 내용은 도움말 가이드 "애플리케이션 편집" 을 참조하십시오.
안타깝게도 학교 사용자는 일괄적으로 지원자 정보를 보관하거나 보관 해제할 수 없습니다. 대신, 지원자 정보를 일괄 보관 하려면 먼저 문의/지원자를 필터링한 후 OpenApply 에서 데이터를 내보내야 합니다. 이 요청을 완료하려면 다음 필드가 포함된 CSV 파일을 OpenApply 고객 서비스 팀에 공유해 주세요.
- OpenApply ID(추가 필드 아래)
- 이름
- 성
- 등록 연도
- 학생 신분 (추가 입력란 아래)
내보내기에 대한 자세한 내용은 도움말 가이드 ' 데이터 내보내기'를 참조하십시오.
2. 지위 기반 조직
학생은 자퇴, 졸업, 거절/거절과 같은 상태로 표시할 수 있습니다. 자퇴 및 졸업 학생은 자동으로 자퇴 또는 졸업 상태로 보관 처리되며, 동문 명단으로 이동합니다. 필요한 경우 기본 상태 아래에 새로운 상태 레벨을 추가할 수 있습니다. 이러한 상태는 데이터 보존 검토 및 전환을 위해 학생들을 분류하는 데 도움이 됩니다. 자세한 내용은 도움말 가이드 " 상태 편집 및 하위 상태 생성" 을 참조하십시오.
3. OpenApply 에서 기록 삭제
지원자 프로필과 자녀 및 부모 정보 등 관련 데이터는 OpenApply 시스템에서 삭제할 수 있습니다.
필요한 사항을 확인하신 후, OpenApply 고객 지원팀에서 일괄 삭제를 도와드릴 수 있습니다. 예를 들어, 특정 학년도에 특정 상태를 가진 모든 학생을 삭제하고 싶으시다면, 해당 요청을 처리해 드리겠습니다.
또는 삭제할 기록의 OpenApply ID 또는 학생 ID가 포함된 CSV 파일을 OpenApply 고객 지원팀과 공유할 수도 있습니다. (두 필드 모두 '추가 필드' 에서 찾을 수 있습니다.)
OpenApply 에서 지원자 프로필을 개별적으로 또는 일괄 삭제하는 방법에 대한 자세한 내용은 여기에서 도움말 가이드를 참조하십시오.
또한, 학교는 자체적인 데이터 보존 정책을 관리하여 데이터를 얼마나 오래 보관할지는 학교가 결정하도록 하는 것이 좋습니다.
학교의 데이터 보존 정책이 무엇인지 확인하려면 IT 팀이나 데이터 보호 담당자에게 문의하는 것이 좋습니다. 그러면 언제 이 데이터를 삭제해야 하는지 알 수 있을 것입니다.