ファイルエクスポートの概要
OpenApplyのファイルエクスポート機能を使用すると、ファイルを一括でエクスポートしたり、フォームをPDF形式でエクスポートしたりできます。これは、データ主体アクセス要求（DSAR）への対応や、コンプライアンスレビュー、規制要件への対応などでよく使用されます。
エクスポートされたファイルは、エクスポートを行ったユーザーにメールで送信され、ダウンロードリンクが記載されています。エクスポートファイルのサイズによっては、15分から1時間ほどかかる場合があります。
設定 > インポートとエクスポートからファイルをエクスポートする
OpenApplyからファイルをエクスポートするには、 [設定] > [インポートとエクスポート] > [ファイルのエクスポート]に移動します。以下のオプションを選択できます。
- ステータス別エクスポート
- プログラム別輸出
- アーカイブされた学生をエクスポートに含めるかどうか
- 「すべて」または「なし」をクリックすると、すべてのステータスまたはプログラムを簡単に選択または選択解除できます。
- ステータスとプログラムを選択したら、 「学生を選択」をクリックして、エクスポートするファイルの選択に進みます（下記参照）。
応募者名簿を介したファイルのエクスポート
問い合わせ、応募者、または学生名簿から、絞り込んだ応募者リストのファイルを直接エクスポートすることもできます。これを行うには、以下の手順に従ってください。
- フィルターをクリックして、必要な応募者グループを絞り込みます。たとえば、学年、ステータス、性別、またはカスタムフィールドで絞り込むことができます。
- クリックして、一部またはすべての生徒を選択してください。
- 「エクスポート」をクリックし、「新規ファイルエクスポート」または「ファイルエクスポートテンプレート」のいずれかを選択します。
その後、エクスポートページに進み、ファイルを選択して、選択した学生向けにエクスポートできます。
エクスポートするファイルの選択
ファイルのエクスポートにはいくつかのオプションがあります。
1. エクスポート テンプレートを作成する場合、実行したい一般的なファイルのエクスポート用に、エクスポート テンプレートに名前を付けることができます。
2. 選択したファイルのエクスポート対象学生数の概要が表示されます。これは、選択した学生が目的の学生であることを確認するためのリマインダーとして役立ちます。
3. エクスポートに含めるファイルを選択します。すべての写真とファイルをエクスポートするか、特定のファイルをエクスポートするために「ファイルを選択」を選択できます。たとえば、次のファイルを選択できます。
生徒の写真
両親の写真
チェックリスト項目（書類提出）
フォーム内のファイル
ファイルアップロードフィールド
その他の添付ファイル
4. エクスポートしたいチェックリスト項目を選択します。フォームタイプのチェックリスト項目が表示され、それらのフォームをPDFにエクスポートできます。
5. ファイルエクスポートテンプレートを編集または削除するにはクリックします
6. [テンプレートの作成]をクリックして、エクスポートした内容をテンプレートとして保存し、後で使用します。
7. エクスポートしたすべてのファイルが格納されるZipフォルダの名前を入力してください。
8.学生フォルダの名前の付け方を選択します。これは、 「ファイルを個別の学生フォルダに整理する」を選択した場合にのみ適用されます。各ファイルの個別のファイル名を選択することもできます。学生フォルダ名と個別のファイル名については、 「凡例を挿入」をクリックして、学生名や学生IDなどの結合値に基づいてフォルダ名とファイル名をカスタマイズできます。
該当するオプションを選択したら、一番下までスクロールして「ファイルのエクスポート」をクリックし、エクスポートファイルを作成します。エクスポートファイルのサイズにもよりますが、15分から1時間以内に、エクスポートファイルをダウンロードするためのリンクが記載されたメールが届きます。または、エクスポートが完了したら、 「設定」>「インポートとエクスポート」>「エクスポート」に移動して、 「最近のエクスポート」からエクスポートファイルを見つけることもできます。ファイル名に含まれる特殊文字はすべて「_」に変換されます。