Gestion des agents via votre annuaire d'agents
Vous pouvez trouver les comptes des agents directement via le paramètre « répertoire des agents ».
Pour ce faire, commencez par accéder à Paramètres > Répertoire des agents :
La liste des agents vous indiquera le nom de l'agent, son numéro de téléphone, son adresse e-mail, le nom de l'agence et si l'agent a été autorisé à être affecté à des candidats.
Création et modification des profils d'agents
Dans votre annuaire d'agents, vous avez la possibilité de créer un nouveau profil d'agent, en utilisant le nom de l'agent et son adresse électronique.
Pour pouvoir attribuer un agent à un étudiant, vous devez cocher la case « Attribuer les candidats aux agents ». Seuls les agents dont la case est cochée peuvent être attribués aux étudiants par les administrateurs.
Vous pouvez également modifier un compte d'agent existant.
Pour renvoyer un e-mail d'invitation à un agent, sélectionnez « Renvoyer l'e-mail d'invitation » dans le profil de l'agent.
Affichage des étudiants assignés
Si vous souhaitez consulter la liste de tous les contacts et étudiants actuellement attribués à un agent, vous pouvez la trouver sur le compte de l'agent :
Attribution d'un étudiant à un agent
Les utilisateurs administrateurs peuvent affecter directement des étudiants aux agents via la liste des effectifs.
Cliquez sur le bouton « Attribuer à un agent » et choisissez d'attribuer directement à l'agent désigné ou d'attribuer de manière aléatoire.
Configurer les autorisations et les accès pour les utilisateurs administrateurs.
Si vous souhaitez que certains utilisateurs de votre établissement aient accès à l'annuaire des agents en plus de ses autres fonctions, vous pouvez activer cette autorisation via votre annuaire du personnel.
Pour activer cette fonctionnalité pour un utilisateur, accédez à votre annuaire du personnel et sélectionnez le compte utilisateur.
Sous Paramètres > Général et compte, vous trouverez les trois paramètres d'autorisation suivants : Préférences CRM, Annuaire des agents et Attribuer un agent :
A. Annuaire des agents
L'activation de cette option permettra aux utilisateurs de gérer les agents (créer/modifier/inviter, etc.) et leur donnera également la possibilité d' assigner des étudiants à ces agents.
B. Préférences CRM
Toutes les fonctionnalités CRM seront activées et permettront au personnel d'attribuer des contacts aux agents. Si l'administrateur ne dispose pas des autorisations CRM, il ne pourra pas accéder à la liste des contacts ni les attribuer à un agent.
C. Désigner un agent :
L'activation de cette option permettra uniquement au personnel d'affecter des étudiants à des agents, mais ne leur donnera pas la possibilité de gérer les agents ni d'accéder à l'annuaire des agents.
Notifications des agents
Si vous souhaitez être averti par e-mail lorsque le parent (éventuellement un agent plutôt que le parent) envoie un message dans la boîte de messagerie du candidat, vous pouvez activer cette autorisation via votre compte OpenApply .
Vous pouvez activer la notification par e-mail lorsqu'un agent envoie un message via votre compte de contact ou votre compte étudiant.