Le webinaire suivant présente un aperçu général de la procédure de transition d'année scolaire dans OpenApply . Cette transition est une étape importante pour préparer le site de l'établissement pour la prochaine année scolaire.
Présentation et ressources
Si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas accéder à la vidéo, veuillez cliquer ici pour obtenir un lien alternatif.
Questions fréquentes sur la présentation
Q : Où puis-je accéder au site de démonstration OpenApply ?
A : Vous pouvez accéder au site de démonstration OpenApply à l' adresse https://demo.openapply.com
Vous pouvez utiliser ce site pour tester la réinscription, effectuer une transition d'année ou essayer une modification avant de mettre à jour votre site officiel.
Q : Qu’advient-il des élèves dont la réinscription est toujours en attente lors du passage à l’année supérieure ?
A: Les étudiants dont le dossier de réinscription est toujours marqué comme « En attente » ou « Non envoyé » ne seront pas transférés.
Il sera nécessaire d'indiquer pour chaque étudiant si sa réinscription est confirmée ou refusée afin d'assurer la transition.
Veuillez cliquer ici pour obtenir plus d'informations sur la manière de saisir manuellement une décision de réinscription pour un étudiant, afin que sa transition puisse être effectuée.
Toutefois, si vous n'êtes pas certain(e) du retour d'un élève l'année prochaine, vous pouvez laisser son statut en attente ou non transmis. Vous pourrez ensuite le confirmer ou le refuser lors de sa réinscription.
Q : Comment gérez-vous les élèves qui redoublent ou sautent une classe ?
A : OpenApply part du principe que les élèves se réinscrivent à la classe supérieure. Toutefois, s'ils redoublent ou sautent une classe, vous pouvez modifier la classe concernée lors de la saisie manuelle de leur décision de réinscription.
Cela peut se faire individuellement via le profil du candidat, ou via la page de réinscription.
Q : La transition a-t-elle une incidence sur mes candidats actuels ? Quand dois-je changer le statut de mes nouveaux étudiants de « Admis » à « Inscrits » ?
R : Non, les années de transition ne modifient pas les dossiers des candidats. Elles ne font que modifier les notes des étudiants inscrits dont la réinscription est confirmée, et permettent de retirer ou de faire obtenir leur diplôme aux étudiants qui quittent l'établissement.
Le meilleur moment pour inscrire de nouveaux élèves dépend des préférences de votre école.
Par exemple, certains établissements préfèrent inscrire immédiatement les nouveaux élèves afin de connaître leur inscription pour l'année suivante. En revanche, d'autres établissements ayant configuré la synchronisation avec ManageBac+ préfèrent attendre l'arrivée effective des élèves pour inscrire les nouveaux inscrits, la synchronisation avec ManageBac+ pouvant être effectuée ultérieurement.
Q : Mon établissement scolaire a synchronisé OpenApply et ManageBac+ . Dans quel ordre dois-je effectuer la transition entre les deux systèmes ?
R : Ceci est expliqué plus en détail dans nos tutoriels sur les années de transition. Vous devez effectuer l'étape 1 de la transition ManageBac+ (c'est-à-dire générer les rapports et les notes du semestre), puis effectuer la transition OpenApply , et enfin terminer les étapes de transition restantes dans ManageBac+ .
Veuillez cliquer ici pour obtenir des informations sur les années de transition dans OpenApply .
Veuillez cliquer ici pour obtenir des informations sur les années de transition dans ManageBac+ .
Q : Devons-nous nous assurer que tous les paiements ont été marqués comme effectués avant de passer à l'année suivante ?
A : Non, ce n'est pas nécessaire. Les paiements n'ont aucune incidence sur les années de transition.
Q : Les parents reçoivent-ils une notification automatique lorsque le statut passe à « Diplômé » ou « Retrait » ?
R : Cette option n'est pas activée par défaut. Toutefois, vous pouvez activer l'envoi automatique d'un courriel pour chaque statut (diplômé ou abandon). Ces courriels peuvent être personnalisés et activés via Paramètres > Admissions > Statut et notifications.
Cliquez sur le statut (Diplômé ou Abandon) et cochez la case « Avertir la famille » et/ou « Avertir l’étudiant » pour activer l’envoi automatique d’e-mails. Une fois cette option activée, un e-mail sera automatiquement envoyé lors de chaque mise à jour du statut de l’étudiant.
Veuillez cliquer ici pour obtenir des informations sur la façon d'activer les e-mails de statut automatiques.
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