Pour les formulaires qui doivent être remplis à nouveau chaque année universitaire, comme une mise à jour médicale ou un formulaire de consentement annuel, nous recommandons de créer une nouvelle version du formulaire et de la liste de contrôle chaque année.
Cela permet de garantir que le nouveau formulaire est présenté comme incomplet à toutes les familles concernées et vous permet de recueillir des informations actualisées pour la nouvelle année scolaire.
1. Cloner le formulaire existant
Accédez à Paramètres > Formulaires , puis localisez le formulaire existant et cliquez sur Cloner .
Vous pouvez ensuite modifier le formulaire cloné et mettre à jour son nom. Par exemple : Formulaire de mise à jour médicale 2026-27
2. Créer de nouvelles versions des champs qui doivent être remplis à nouveau.
Si certains champs doivent être remplis chaque année par les familles, vous devrez créer une nouvelle version de ces champs.
Par exemple, si les parents doivent signer le formulaire chaque année, vous pouvez copier le champ de signature existant pour créer un nouveau champ et préciser l'année scolaire concernée, comme ceci : Signature médicale 2026-2027
Ensuite, ajoutez le nouveau champ au nouveau formulaire et supprimez le champ de l'année précédente du nouveau formulaire.
Remarque : Ceci est particulièrement important pour les champs nécessitant une nouvelle réponse chaque année. La création d’un nouveau champ empêche la réutilisation de la réponse de l’année précédente sur le nouveau formulaire.
3. Créer un nouvel élément de liste de contrôle
Une fois que vous êtes satisfait du nouveau formulaire, accédez à Paramètres > Admissions > Liste de contrôle et créez un nouvel élément de liste de contrôle lié au nouveau formulaire.
Par exemple : Formulaire de mise à jour médicale 2026-27
Comme il s'agit d'un nouveau formulaire lié à un nouvel élément de la liste de contrôle, il apparaîtra initialement comme incomplet pour tous les étudiants qui sont tenus de le remplir.
4. Désactivez l'élément précédent de la liste de contrôle, si nécessaire.
Une fois le nouvel élément de la liste de contrôle en place, vous pouvez désactiver l'élément de la liste de contrôle de l'année précédente s'il n'est plus nécessaire.
Cela permettra aux familles de remplir le nouveau formulaire à l'avenir tout en conservant le formulaire de l'année précédente et les informations soumises.
5. Répétez le processus chaque année scolaire.
Au début de la prochaine année universitaire, vous pourrez suivre à nouveau la même procédure :
- Cloner le formulaire actuel.
- Mettez à jour le nom du formulaire pour la nouvelle année universitaire.
- Créez de nouvelles versions de tous les champs nécessitant une nouvelle réponse.
- Ajoutez les nouveaux champs au nouveau formulaire.
- Créez un nouvel élément de liste de contrôle lié au nouveau formulaire.
- Désactivez l'élément précédent de la liste de contrôle, le cas échéant.
Par exemple, pour l'année universitaire suivante, vous pourriez créer : Formulaire de mise à jour médicale 2027-28