Activation du mode de révision
Accédez à Paramètres > Admissions > Mode d'examen pour activer le mode d'examen. Cochez la case Activer le mode d'examen des candidatures.
Création et modification de grilles d'évaluation
Les grilles d'évaluation sont des formulaires internes permettant aux évaluateurs de laisser des commentaires ou des suggestions concernant le candidat. Cliquez sur le bouton « + Ajouter une grille d'évaluation » dans la section « Grilles d'évaluation » pour en créer une nouvelle. Vous pouvez ajouter des évaluateurs pour chaque grille. Les cases à cocher à droite permettent d'activer ou de désactiver les grilles existantes. Cliquez sur « Enregistrer les modifications » une fois terminé.
Les grilles d'évaluation peuvent être personnalisées par campus ou par programme et inclure des champs pour tout type d'information que vous souhaitez recueillir. Nous déconseillons d'activer plusieurs grilles d'évaluation pour un même programme ou campus. Pour plus d'informations sur la modification des grilles d'évaluation, cliquez ici .
Veuillez noter que si une grille d'évaluation a été utilisée et soumise dans des évaluations antérieures, il est préférable d'éviter de la mettre à jour, car toutes les évaluations terminées seront affectées et les modifications seront répercutées sur ces évaluations.
Paramètres du réviseur
Cliquez sur « Paramètres des réviseurs » pour ajouter des réviseurs et sélectionner vos préférences.
- Certains éléments de la liste de contrôle sont « Non applicable » pour certains candidats. Cela peut être dû à diverses raisons : le statut du candidat ne correspond pas aux statuts activés pour la liste de contrôle dans les paramètres, certains éléments de la liste de contrôle sont conditionnels, ou l’enfant remplit déjà les critères. Vous pouvez activer ou désactiver cette option afin que le système n’affiche que les éléments « Applicables » aux évaluateurs lors de l’examen d’un candidat.
- Cochez la case « Notifier les évaluateurs » pour permettre aux évaluateurs de recevoir une notification par courriel lorsqu'une candidature est prête à être examinée. Ce courriel contient un lien direct vers l'interface d'évaluation pour un accès facile.
Par mesure de sécurité supplémentaire, les évaluateurs peuvent être tenus de saisir le mot de passe de leur compte OpenApply après avoir cliqué sur le lien figurant dans l'e-mail de notification d'évaluation. Ceci garantit un accès sécurisé à la plateforme d'évaluation. Vous pouvez activer ou désactiver l'option « Connexion requise depuis la notification d'évaluation ».
- Lorsque la case « Évaluation séquentielle » est cochée, les évaluateurs doivent examiner les candidatures dans un ordre précis. Chaque évaluateur ne peut commencer son évaluation qu'une fois que l'évaluateur précédent a soumis la sienne. Si l'ordre d'évaluation vous est indifférent, laissez la case décochée.
Ajout et modification des réviseurs
1. Cliquez sur le bouton +Ajouter un réviseur pour ajouter un réviseur.
2. Toute personne figurant dans l'annuaire du personnel peut être sélectionnée, quels que soient ses paramètres d'autorisation. Pour ajouter un membre du personnel à votre annuaire, consultez la section « Création de votre annuaire du personnel et gestion des utilisateurs » .
3. Ensuite, déterminez les types de contenu, les autorisations d'administrateur de révision , les programmes et les campus que chaque réviseur doit examiner.
4. Si vous utilisez l'option « Révision séquentielle », veillez à définir l'ordre correct des réviseurs. Modifiez cet ordre par glisser-déposer. La séquence commencera en haut.
5. Pour retirer un utilisateur de la liste des réviseurs, cliquez sur l' icône de la corbeille à droite de son nom. Vous serez invité à choisir entre retirer l'utilisateur tout en lui permettant de terminer ses évaluations en cours, ou retirer l'utilisateur et ses évaluations. Sélectionnez l'option souhaitée et cliquez sur Confirmer .
6. Après avoir modifié les paramètres de révision, cliquez sur Enregistrer les modifications.