Créer un événement
Accédez à Paramètres > Admissions > Événements et cliquez sur Créer un nouvel événement .
Événement récurrent vs événement ponctuel
Événement récurrent
Sélectionnez « Répétable » en haut de la page pour indiquer que l’événement est récurrent. Ensuite, définissez la durée des événements récurrents dans le champ déroulant « Durée » .
Personnalisez les paramètres suivants pour votre événement :
1. Cochez la case si vous souhaitez clôturer les inscriptions à l'événement un certain nombre de jours, d'heures et de minutes avant son début.
2. Définir la durée de chaque événement
3. Cochez les cases correspondant aux jours de la semaine où vous souhaitez proposer cet événement. Ajoutez des créneaux horaires disponibles pour chaque jour en cliquant sur le bouton « + Ajouter des heures » . Cliquez sur les heures pour ajuster les plages horaires. Choisissez l'heure de début de l'événement et sa fréquence de répétition.
4. Cliquez sur la case Hôtes pour sélectionner le ou les hôtes pour chaque créneau horaire disponible. Tout utilisateur administrateur peut être sélectionné comme hôte.
5. Choisissez une date de fin pour la répétition de l'événement ou faites en sorte qu'il ne se termine jamais.
Événement ponctuel
Sélectionnez « Une seule fois » , puis définissez la date , l'heure de début et l'heure de fin .
Détails de l'événement
Sélectionnez « Journée portes ouvertes » , « Visite guidée » , « Journée portes ouvertes virtuelle » ou « Visite virtuelle » dans le menu déroulant « Type d'événement ».
Ensuite, ajoutez toutes les informations pertinentes, notamment : le titre , la description et le lieu . Pour limiter le nombre de participants, saisissez un chiffre dans le champ « Capacité » .
Pour les journées portes ouvertes , une fois le nombre de participants indiqué dans le champ « Capacité » , vous pouvez définir une limite par inscription afin de restreindre le nombre de personnes qu'une même famille peut inscrire. Vous pouvez également adapter la question relative à la capacité selon que vous comptabilisez les participants par nombre de parents, d'enfants ou des deux.
Enfin, cliquez sur Enregistrer les modifications pour ajouter l'événement.
Modifier un événement existant
Accédez à Paramètres > Admissions > Événements et cliquez sur l'en-tête Événement récurrent ou Événement ponctuel pour afficher chaque type d'événement. Cliquez ensuite sur l'icône Modifier à côté de l' événement souhaité.
Pour supprimer un événement , cliquez sur l'icône Supprimer à droite de l'événement. Veuillez noter qu'un événement ne peut pas être supprimé si des familles y sont inscrites.
Si vous ne souhaitez pas encore autoriser les parents à s'inscrire à l'événement, décochez la case « Publié » . Vous pourrez la cocher à nouveau ultérieurement, lorsque vous serez prêt(e) à ouvrir les inscriptions.
Exporter une liste de participants
Accédez à Paramètres > Admissions > Événements et cliquez sur l'icône Exporter au format CSV . Un fichier Excel sera automatiquement téléchargé, contenant le titre de la journée portes ouvertes, sa date, les noms des participants et le nombre de personnes présentes.