Exportación de archivos

La función de exportación de archivos de OpenApply permite exportar archivos y formularios a PDF de forma masiva. Esto se utiliza habitualmente para responder a solicitudes de acceso a datos personales (DSAR, por sus siglas en inglés) o para revisiones de cumplimiento normativo.

Los archivos exportados se enviarán por correo electrónico al usuario que los exportó, junto con un enlace para descargarlos. Esto puede tardar entre 15 minutos y 1 hora, dependiendo del tamaño del archivo.

Para exportar archivos desde OpenApply , vaya a Configuración > Importar y exportar > Exportar archivos . Puede elegir entre:

1. Exportar por estado
2. Exportar por programa
3. Si se deben incluir o no los estudiantes archivados en la exportación.
4. Haga clic en Todo o Ninguno para seleccionar o deseleccionar fácilmente todos los estados o programas.
5. Una vez que haya seleccionado el estado y el programa, haga clic en Seleccionar estudiantes para continuar con la selección de archivos para exportar (ver más abajo).

También puede exportar archivos para una lista filtrada de solicitantes directamente desde la sección de Consultas, Solicitantes o Lista de estudiantes . Para ello, siga los siguientes pasos:

1. Haz clic en el filtro para filtrar los grupos de solicitantes que necesites. Por ejemplo, puedes filtrar por grado, estado, género o campos personalizados.
2. Haz clic para seleccionar algunos o todos los estudiantes.
3. Haz clic en Exportar y, a continuación, selecciona Exportación de archivo nuevo o una de tus plantillas de exportación de archivos.

A continuación, puede acceder a la página de exportación para seleccionar los archivos y exportarlos para los alumnos seleccionados.

Existen varias opciones al exportar archivos:

1. Si está creando una plantilla de exportación para exportaciones de archivos comunes que desee ejecutar, puede nombrarla Plantilla de exportación.

2. Puedes ver un resumen del número de estudiantes que has seleccionado para exportar archivos, a modo de recordatorio, para ayudarte a asegurarte de que has seleccionado los estudiantes deseados.

3. Seleccione los archivos que desea incluir en la exportación. Puede elegir exportar todas las fotos y archivos o seleccionar archivos específicos, como por ejemplo:

Fotos de estudiantes
Fotos de los padres
Elementos de la lista de verificación (Envío de documentos)
Archivos en formularios
campos de carga de archivos
Otros archivos adjuntos

4. Seleccione los elementos de la lista de verificación que desea exportar. Se muestran los elementos de la lista de verificación de tipo formulario para que pueda exportarlos a PDF.

5. Haga clic para editar o eliminar plantillas de exportación de archivos.

6. Haga clic en Crear plantilla para guardar su exportación como plantilla, para su uso futuro.

7. Introduce un nombre para la carpeta comprimida (ZIP) , que contendrá todos los archivos exportados.

8. Elija cómo desea que se nombren las carpetas de los estudiantes . Esto solo aplica si se selecciona la opción "Organizar archivos en carpetas separadas para cada estudiante" . También puede elegir el nombre de archivo individual para cada archivo. Para el nombre de la carpeta del estudiante y el nombre de archivo individual, puede hacer clic en "Insertar leyenda" para personalizar los nombres de carpeta y archivo según valores de combinación, como el nombre o el ID del estudiante.

Una vez seleccionadas las opciones correspondientes, desplácese hacia abajo y haga clic en Exportar archivos para generar la exportación. Recibirá un correo electrónico con un enlace para descargar el archivo en un plazo de 15 minutos a 1 hora, según el tamaño del archivo. También puede acceder a Configuración > Importar y exportar > Exportar para encontrar su exportación en Exportaciones recientes , una vez finalizada la exportación. Los caracteres especiales en los nombres de archivo se sustituirán por guiones bajos (_).