Preguntas frecuentes iSAMS

1. ¿Cuánto tiempo se tarda en configurar la integración?

Esto depende de si eligela Opción 1: Sincronizar con estudiantes actuales ola Opción 2: Sincronizar con solicitantes . La configuración inicial suele tardar entre 2 y 4 semanas. La Opción 1 generalmente tarda más, ya que incluye el tiempo necesario para la verificación de datos realizada por OpenApply y las correcciones de datos realizadas por la institución educativa. Tenga en cuenta que los plazos varían según la institución, su tamaño y el estado actual de los datos.

2. ¿Qué estados se incluyen en la integración?

Al usar la Opción 1 - Sincronizar con estudiantes actuales, solo los estudiantes inscritos en OpenApply se sincronizarán con iSAMS . Todos los estudiantes de OpenApply se sincronizarán con la sección Estudiantes actuales de iSAMS , independientemente de su año o fecha de inscripción en OpenApply .

Al usar la Opción 2 - Sincronizar con los solicitantes, puede elegir en Configuración > iSAMS qué estados OpenApply se sincronizarán con iSAMS . También puede elegir con qué estado de admisión (estado ADM) se sincronizarán con iSAMS , lo cual se puede definir en Configuración > iSAMS > Asignación de campos principales del estudiante.

3. Al habilitar la integración por primera vez, ¿los datos de OpenApply sobrescribirán los datos en iSAMS ?

Los centros educativos pueden elegir si prefieren que los datos de iSAMS se sobrescriban con los de OpenApply durante la integración inicial (modo "Actualizar") o no (modo "Solo vincular"). Por lo general, los centros que se incorporan a iSAMS por primera vez querrán que se sobrescriban iSAMS datos, mientras que los usuarios habituales de iSAMS con iSAMS existentes no querrán que se sobrescriban al activar la integración.

1. ¿Puedo habilitar las tres integraciones a la vez?

No, actualmente solo es posible usar OpenApply > iSAMS e iSAMS > ManageBac+ o OpenApply > iSAMS y OpenApply > ManageBac +. Cada integración deberá habilitarse individualmente. Dependiendo de si es un cliente nuevo o existente de uno o de los tres sistemas, habrá un orden diferente para habilitar las integraciones. También dependerá de las preferencias de su escuela. Si no está seguro de cómo empezar, contáctenos a través de la opción "Enviar una solicitud" .

2. iSAMS gestiona los contactos con los padres de forma diferente a OpenApply y ManageBac+ . ¿Cómo debería organizar nuestro centro la información de los padres en el futuro?

Al usar la integración, es mejor registrar a los padres en iSAMS como contactos individuales en lugar de como contactos combinados de Padres. Cada vez que un nuevo estudiante se sincroniza de OpenApply a iSAMS , los padres se crearán en iSAMS como contactos individuales, no como contactos combinados de Padres. Si ya tiene contactos combinados de Padres, la información en OpenApply se sincronizará con esos contactos existentes en iSAMS . Sin embargo, no se pueden crear nuevos contactos de tipo Padres mediante la integración.

3. ¿Cómo se debe determinar la dirección particular del estudiante en iSAMS para sincronizarla con ManageBac+ ?

La dirección particular del estudiante se sincronizará con iSAMS como un contacto propio con la opción "Dirección particular del estudiante" activada. Para sincronizar con ManageBac+ , deberá asegurarse de que las direcciones de los demás contactos no tengan la opción "Dirección particular del estudiante" activada.

1. ¿Cuánto tiempo tarda la información introducida en OpenApply en llegar a iSAMS ?

La información se actualizará normalmente en iSAMS en un plazo de 10 segundos tras guardarse en OpenApply .

2. ¿Cuándo se crea un nuevo estudiante desde OpenApply a iSAMS ?

Se crea un nuevo estudiante en iSAMS cuando el estado del estudiante cambia a uno de los estados seleccionados para sincronizar en OpenApply , siempre que ese estudiante no exista ya (identificado por su ID de estudiante en OpenApply , que corresponde a su código de escuela en iSAMS ).

3. ¿Puedo sincronizar a los estudiantes con años/fechas de matrícula futuros?

Sí, si inscribe a un estudiante en OpenApply con un año o fecha de inscripción futuros, el estudiante aparecerá en iSAMS en las secciones de Gestor de Alumnos y Gestor de Docencia. Sin embargo, el estudiante no aparecerá en el registro de asistencia.

4. ¿Cómo se sincronizarán las direcciones de correo electrónico y las direcciones de los estudiantes entre OpenApply e iSAMS ?

La dirección del estudiante se sincronizará con iSAMS como un contacto propio con la opción "Dirección particular del estudiante" activada. El correo electrónico del estudiante se incluirá en el contacto propio si se creó uno con esa dirección. El correo electrónico del estudiante también se sincronizará en la sección "Contactos y redes del alumnado".

5. ¿Cómo se sincronizarán las direcciones principales entre OpenApply e iSAMS ?

Las direcciones particulares de los padres registradas en OpenApply se sincronizarán con iSAMS junto con la demás información de los padres. Tenga en cuenta que, dado que las direcciones laborales deben almacenarse en un contacto independiente en iSAMS , no se sincronizarán de OpenApply a iSAMS . Esto evitará la creación de padres duplicados.

6. ¿Cómo puedo dar de baja a un estudiante?

Los estudiantes dados de baja no se incluyen en la integración. Al cambiar el estado a "Dado de baja" en OpenApply , la información del estudiante dejará de sincronizarse con iSAMS . Por lo tanto, el procedimiento correcto consiste en dar de baja al estudiante primero en OpenApply y luego en iSAMS . Tenga en cuenta que la fecha de baja solo se sincronizará de OpenApply a iSAMS si el estudiante está matriculado actualmente y se había dado de baja previamente del centro educativo.

7. ¿Debo asignar los ID de estudiante en iSAMS o OpenApply ?

Esto depende de tus preferencias. Para asignar identificadores desde OpenApply , asegúrate de crear el identificador antes de cambiar el estado del estudiante, lo que le solicitará que sincronice. Si deseas usar iSAMS para asignar identificadores, asegúrate de haber configurado la opción Código de escuela automático en los Ajustes de código de escuela iSAMS .

8. ¿Está bien agregar nuevos estudiantes directamente a iSAMS ?

No. Si la integración OpenApply con iSAMS está habilitada, agregue a los nuevos estudiantes a través de OpenApply . Deberá marcarlos con uno de los estados seleccionados que se sincronizan antes de que se creen en iSAMS .

9. ¿Está bien eliminar a los estudiantes sincronizados de iSAMS ?

No. Si la integración OpenApply con iSAMS está habilitada, no elimine a ninguno de los estudiantes sincronizados de iSAMS . Si los elimina, no podrán volver a sincronizarse. Si considera necesario eliminar a un estudiante, o si ya lo ha eliminado, contáctenos para solicitar asesoramiento.

10. ¿Cómo hago la transición de años en OpenApply /transferencia al año siguiente en iSAMS ?

Le recomendamos que primero procese la transferencia de iSAMS en iSAMS . Una vez completada, podrá realizar la transición de años en OpenApply . Nota: Si tiene habilitada la integración iSAMS > ManageBac+ > OpenApply , espere 24 horas después de procesar la transferencia de años en iSAMS antes de realizar la transición de años en OpenApply . 

11. ¿Pueden los estudiantes inscritos en OpenApply sincronizarse con los solicitantes en iSAMS ?

Sí, esta función está disponible con la Opción 2: Sincronización con solicitantes. Si aún no utiliza la integración y desea configurarla de esta manera, encontrará instrucciones aquí:Opción 2: Sincronización con solicitantes . Si ya utiliza la Opción 1: Sincronización con estudiantes actuales, contáctenos mediante la opción «Enviar una solicitud» y le brindaremos más información.

Tenga en cuenta que si está sincronizando con Estudiantes actuales o Solicitantes en iSAMS , las actualizaciones realizadas en OpenApply solo se sincronizarán mientras el estudiante permanezca en Estudiantes actuales o Solicitantes en iSAMS . Por ejemplo, si está sincronizando con Estudiantes actuales y ha movido al estudiante a Solicitantes, la sincronización dejará de realizarse.

12. ¿Cuál es la diferencia entre el modo Solo enlace y el modo Actualización?

Se recomienda el modo "Solo enlace" para la gran mayoría de nuestros centros educativos. Esto significa que los datos solo se sincronizan de OpenApply a iSAMS cuando se actualiza la fecha en OpenApply . Por ejemplo, si edita el teléfono móvil del padre en OpenApply, solo se actualizará el número de teléfono móvil del padre en iSAMS , y los demás campos permanecerán sin cambios. Este es el comportamiento previsto para evitar la actualización accidental de datos en iSAMS que se hayan iSAMS previamente.
El modo "Actualizar" significa que cada vez que un estudiante sincroniza su solicitud de OpenApply con iSAMS , todos los campos se vuelven a sincronizar y actualizan iSAMS . Esto generalmente solo lo usan las escuelas que ya tienen datos OpenApply y una cuenta iSAMS completamente nueva, donde desean que OpenApply sea la fuente principal de datos y, por lo tanto, que iSAMS se actualice constantemente.

1. ¿Qué significa el triángulo naranja en la lista de estudiantes con el mensaje "Error de sincronización iSAMS "?

El triángulo naranja en la lista de estudiantes con el mensaje "Error de sincronización iSAMS " indica que hay datos que no se sincronizaron de OpenApply a iSAMS . Si el error indica que un campo específico es obligatorio, es posible que haya eliminado la información en OpenApply , pero que no se pueda eliminar en iSAMS . Le recomendamos volver a ingresar los datos en OpenApply . Si el error indica que el estudiante no existe, es probable que se haya movido de la sección de Alumnos Actuales en iSAMS . Le recomendamos volver a marcar al estudiante como Alumno Actual en iSAMS o actualizar OpenApply al estado correcto.

2. Si borro información en OpenApply , ¿se borrará también en iSAMS ?

En la mayoría de los campos, al eliminar información en OpenApply , esta también se eliminará en iSAMS . Sin embargo, algunos campos obligatorios en iSAMS pueden no serlo en OpenApply . En estos casos, al eliminar la información en OpenApply , aparecerá un triángulo naranja junto al nombre del estudiante en la Lista de Estudiantes con el mensaje "Error de sincronización iSAMS : {campo} es obligatorio". En este caso, recomendamos volver a ingresar los datos en OpenApply .

3. Si elimino a un estudiante en OpenApply , ¿se eliminará también en iSAMS ?

No, iSAMS no admite la sincronización de estudiantes eliminados. Los estudiantes que estuvieron matriculados y abandonaron la escuela deben cambiar su estado a "Retirado" o "Graduado" en OpenApply y marcarse como exalumno o antiguo alumno en iSAMS . Si el estudiante es realmente un duplicado, debe fusionarlo en OpenApply y eliminar el duplicado en iSAMS .

4. Un nuevo estudiante no se sincroniza. ¿Qué ha fallado?

Asegúrese de verificar que el estado del estudiante sea "Inscrito" en OpenApply y de que no esté ya registrado en iSAMS con un estado diferente al de "Alumno actual". Consulte la lista de estudiantes OpenApply para ver si aparece algún mensaje de error junto al nombre del estudiante.

5. Un campo específico no se sincroniza para un padre o estudiante. ¿Qué salió mal?

Si el campo aparece en blanco en OpenApply , es posible que iSAMS no permita que este campo esté vacío. Consulte la lista de estudiantes OpenApply para ver si aparece un mensaje de error junto al nombre del estudiante.