توجد بعض الأدوات والخيارات المدمجة لإدارة استفساراتك وطلباتك القديمة، وأفضل الممارسات في OpenApply هي كما يلي:
1. أرشفة البيانات
يمكنك أرشفة بيانات المتقدمين أو الطلاب بشكل فردي لإخفائهم عن القوائم النشطة مع الحفاظ على بياناتهم آمنة داخل المنصة. يضمن هذا إمكانية الوصول إلى السجلات الضرورية والحديثة فقط يوميًا، دون حذف البيانات السابقة. يمكن البحث عن المتقدمين/الطلاب المؤرشفين يدويًا باستخدام وظيفة البحث أو عن طريق تصفية البيانات يدويًا من خلال "الوصول والأذونات" > "المؤرشفة".
للحصول على مزيد من المعلومات حول الوصول والأذونات، يمكنك الرجوع إلى دليل المساعدة الخاص بنا: تعديل تطبيق
للأسف، لا يُمكن للمستخدمين في المدارس أرشفة أو إلغاء أرشفة الطلبات دفعةً واحدة. بدلاً من ذلك، يُمكنك أرشفة طلبات المتقدمين دفعةً واحدة ، وذلك بتصفية الاستفسارات/المتقدمين أولاً، ثم تصدير البيانات من OpenApply . يُمكنك مشاركة ملف CSV يحتوي على الحقول التالية مع فريق خدمة عملاء OpenApply لإتمام هذا الطلب:
- معرف OpenApply (ضمن الحقول الإضافية)
- الاسم الأول
- اسم العائلة
- سنة الالتحاق
- حالة الطالب (ضمن الحقول الإضافية)
للحصول على مزيد من المعلومات حول التصدير، يمكنك الرجوع إلى دليل المساعدة الخاص بنا: تصدير البيانات
2. المنظمة القائمة على المكانة
يمكن تصنيف الطلاب بحالات مثل منسحب، متخرج، أو مرفوض. يُؤرشف الطلاب المنسحبون والمتخرجون تلقائيًا كطلاب منسحبين أو متخرجين، ويُضافون إلى قائمة الخريجين. يمكنك إضافة مستوى حالة جديد ضمن الحالة الرئيسية عند الحاجة. تُساعد هذه الحالات في تصنيف الطلاب لأغراض مراجعة بيانات الحفظ والانتقال. لمزيد من المعلومات، يُرجى مراجعة دليل المساعدة الخاص بنا: تعديل الحالة وإنشاء حالات فرعية.
3. حذف السجلات من OpenApply
يمكن حذف ملف تعريف مقدم الطلب وجميع البيانات ذات الصلة به، مثل معلومات الطفل والوالدين، من نظام OpenApply الخاص بك.
بمجرد تحديد متطلباتك، يمكن لفريق دعم عملاء OpenApply مساعدتك في الحذف الجماعي . على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في حذف جميع الطلاب الذين لديهم حالة معينة في عام دراسي محدد، فيمكننا معالجة طلبك نيابةً عنك.
بدلاً من ذلك، يمكنك مشاركة ملف CSV يحتوي على معرّف OpenApply أو معرّف الطالب للسجلات المراد حذفها مع فريق دعم عملاء OpenApply . (يمكنك العثور على كلا الحقلين ضمن الحقول الإضافية ).
للحصول على مزيد من التعليمات حول حذف ملفات تعريف المتقدمين بشكل فردي أو جماعي على OpenApply ، يمكنك الرجوع إلى دليل المساعدة الخاص بنا هنا .
بالإضافة إلى ذلك، نقترح أن تدير المدارس سياسة الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بها، لذا فإن الأمر متروك للمدرسة لتحديد المدة التي تحتاج فيها إلى الاحتفاظ بالبيانات.
قد ترغب في مراجعة فريق تكنولوجيا المعلومات أو مكتب حماية البيانات لديك لمعرفة سياسة الاحتفاظ بالبيانات في مدرستك، وعندها ستعرف متى تحتاج إلى حذف هذه البيانات.