عام
1. كم من الوقت يستغرق إعداد التكامل؟
يعتمد ذلك على اختيارك بينالخيار الأول - مزامنة بيانات الطلاب الحاليين - أوالخيار الثاني - مزامنة بيانات المتقدمين . عادةً ما تستغرق عملية الإعداد الأولية من أسبوعين إلى أربعة أسابيع. يستغرق الخيار الأول وقتًا أطول، حيث يشمل ذلك الوقت اللازم لمراجعة البيانات من قِبل OpenApply وتصحيحها من قِبل المدرسة. يُرجى ملاحظة أن الجداول الزمنية تختلف من مدرسة لأخرى حسب حجمها وحالة البيانات الحالية.
2. ما هي الحالات التي يتم تضمينها في عملية التكامل؟
عند استخدام الخيار 1 - المزامنة مع الطلاب الحاليين، ستتم مزامنة بيانات الطلاب المسجلين في OpenApply فقط مع iSAMS . وستتم مزامنة جميع الطلاب من OpenApply مع قسم الطلاب الحاليين في iSAMS ، بغض النظر عن سنة أو تاريخ تسجيلهم في OpenApply .
عند استخدام الخيار الثاني - المزامنة مع المتقدمين، يمكنك تحديد حالات OpenApply التي ستتم مزامنتها مع iSAMS من خلال الإعدادات > iSAMS . كما يمكنك تحديد حالة القبول (ADM Status) التي ستتم مزامنتها مع iSAMS ، وذلك من خلال الإعدادات > iSAMS > تعيينات حقول بيانات الطالب الأساسية.
3. عند تفعيل التكامل في البداية، هل ستستبدل البيانات من OpenApply البيانات الموجودة في iSAMS ؟
يمكن للمدارس اختيار ما إذا كانت تفضل استبدال البيانات الموجودة في iSAMS من OpenApply عند التكامل الأولي (وضع "التحديث") أو عدم استبدالها (وضع "الربط فقط"). عمومًا، تفضل المدارس الجديدة على iSAMS iSAMS استبدال البيانات الموجودة فيه، بينما لا يرغب مستخدمو iSAMS القدامى الذين لديهم iSAMS موجودة مسبقًا في استبدال بياناتهم عند التفعيل.
استخدام التكامل OpenApply > iSAMS > ManageBac+
1. هل يمكنني تفعيل عمليات التكامل الثلاث في وقت واحد؟
لا، حاليًا، يُمكن استخدام أحد الخيارين التاليين فقط: إما OpenApply > iSAMS و iSAMS > ManageBac+ ، أو OpenApply > iSAMS و OpenApply > ManageBac +. يجب تفعيل كل تكامل على حدة. يختلف ترتيب تفعيل التكاملات حسب ما إذا كنت عميلًا جديدًا أو حاليًا لأحد الأنظمة الثلاثة أو جميعها. كما يعتمد ذلك على تفضيلات مدرستك. يرجى التواصل معنا عبر "إرسال طلب" إذا كنت غير متأكد من كيفية البدء.
2. يتعامل نظام iSAMS مع بيانات أولياء الأمور بشكل مختلف عن OpenApply و ManageBac+ . كيف ينبغي لمدرستنا تنظيم معلومات أولياء الأمور مستقبلاً؟
عند استخدام التكامل، يُفضّل إدراج أولياء الأمور في iSAMS كجهات اتصال فردية بدلاً من جمعها في قائمة جهات اتصال واحدة. عند مزامنة بيانات طالب جديد من OpenApply إلى iSAMS ، سيتم إنشاء أولياء الأمور في iSAMS كجهات اتصال فردية، وليس كجهات اتصال مجمعة. إذا كانت لديك جهات اتصال مجمعة موجودة مسبقًا، فيمكن مزامنة معلوماتها في OpenApply مع تلك الجهات الموجودة في iSAMS . مع ذلك، لا يمكن إنشاء جهات اتصال جديدة من نوع "أولياء أمور" عبر التكامل.
3. كيف ينبغي تحديد عنوان منزل الطالب في iSAMS لمزامنته مع ManageBac+ ؟
سيتم مزامنة عنوان منزل الطالب مع iSAMS كجهة اتصال ذاتية مع تفعيل خيار "عنوان منزل الطالب". ولمزامنة عنوان منزل الطالب مع ManageBac+ ، يجب التأكد من عدم تفعيل خيار "عنوان منزل الطالب" لعناوين جهات الاتصال الأخرى.
سير عمل التكامل
1. كم من الوقت يستغرق وصول المعلومات المدخلة في OpenApply إلى iSAMS ؟
عادةً ما يتم تحديث المعلومات في iSAMS في غضون 10 ثوانٍ من حفظها في OpenApply .
2. متى يتم إنشاء طالب جديد من OpenApply إلى iSAMS ؟
يتم إنشاء طالب جديد في iSAMS عندما يتم تغيير حالة الطالب إلى إحدى الحالات التي تم تحديدها للمزامنة في OpenApply ، طالما أن هذا الطالب غير موجود بالفعل (يتم تحديده من خلال معرف الطالب الخاص به في OpenApply ، والذي يتوافق مع رمز المدرسة الخاص به في iSAMS ).
3. هل يمكنني مزامنة الطلاب مع سنوات/تواريخ التسجيل المستقبلية؟
نعم، إذا قمت بتسجيل طالب في OpenApply مع تحديد سنة أو تاريخ تسجيل مستقبلي، فسيظهر الطالب في iSAMS ضمن قسمي "مدير الطلاب" و"مدير التدريس". مع ذلك، لن يظهر اسم الطالب في سجل الحضور.
4. كيف ستتم مزامنة عناوين الطلاب ورسائل البريد الإلكتروني بين OpenApply و iSAMS ؟
سيتم مزامنة عنوان الطالب مع iSAMS كجهة اتصال ذاتية مع تفعيل خيار "عنوان منزل الطالب". سيتم تضمين بريد الطالب الإلكتروني ضمن جهة الاتصال الذاتية إذا تم إنشاؤه باستخدام عنوان الطالب. كما سيتم مزامنة بريد الطالب الإلكتروني ضمن جهات اتصال الطلاب وشبكاتهم.
5. كيف ستتم مزامنة عناوين الوالدين بين OpenApply و iSAMS ؟
ستتم مزامنة عناوين منازل الوالدين في OpenApply مع iSAMS بالإضافة إلى معلومات الوالدين الأخرى. يُرجى العلم أنه نظرًا لتخزين عناوين العمل في جهة اتصال منفصلة في iSAMS ، فلن تتم مزامنتها من OpenApply إلى iSAMS . هذا الإجراء يمنع إنشاء أي بيانات مكررة للوالدين.
6. كيف يمكنني سحب طالب من الجامعة؟
لا يشمل التكامل الطلاب المنسحبين. عند تغيير حالة الطالب إلى "منسحب" في OpenApply ، ستتوقف مزامنة بياناته مع iSAMS . لذا، فإن الإجراء الصحيح هو سحب الطالب أولاً من OpenApply ثم من iSAMS . يُرجى ملاحظة أن تاريخ الانسحاب لن تتم مزامنته من OpenApply إلى iSAMS إلا إذا كان الطالب مسجلاً حاليًا وكان قد انسحب من المدرسة سابقًا.
7. هل يجب عليّ تعيين أرقام تعريف الطلاب في iSAMS أم OpenApply ؟
هذا الأمر متروك لتفضيلاتك. لتعيين المعرّفات من خلال OpenApply ، عليك التأكد من إنشاء المعرّف قبل تغيير حالة الطالب، ما يستدعي مزامنة البيانات. إذا كنت ترغب في استخدام iSAMS لتعيين المعرّفات، فيُرجى التأكد من ضبط إعدادات رمز المدرسة iSAMS لتفعيل رمز المدرسة التلقائي.
8. هل يجوز إضافة الطلاب الجدد مباشرة إلى iSAMS ؟
لا. إذا كانت خاصية التكامل OpenApply و iSAMS مُفعّلة، فيُرجى إضافة أي طلاب جدد عبر OpenApply . ستحتاج إلى تحديد حالتهم بإحدى الحالات التي اخترتها والتي تتم مزامنتها، قبل إضافتهم إلى iSAMS .
9. هل يجوز حذف الطلاب المتزامنين من iSAMS ؟
لا. إذا كانت خاصية التكامل بين OpenApply و iSAMS مُفعّلة، فيُرجى عدم حذف أيٍّ من الطلاب المُزامَنين من iSAMS . لن يُمكن إعادة مزامنة بيانات الطلاب في حال حذفهم. إذا كنت تعتقد أنه يجب حذف طالب، أو إذا كنت قد حذفته بالفعل، فيُرجى التواصل معنا عبر "إرسال طلب للحصول على المشورة".
10. كيف يمكنني نقل السنوات في OpenApply / ترحيلها إلى السنة التالية في iSAMS ؟
نوصي بإتمام عملية ترحيل السنوات الدراسية في iSAMS أولاً. بعد اكتمال عملية iSAMS ، يمكنك حينها الانتقال إلى السنوات الدراسية التالية في OpenApply . ملاحظة: في حال تفعيل التكامل بين iSAMS و ManageBac+ و OpenApply ، يُرجى الانتظار 24 ساعة بعد إتمام عملية الترحيل في iSAMS قبل الانتقال إلى السنوات الدراسية التالية في OpenApply .
11. هل يمكن للطلاب المسجلين في OpenApply مزامنة بياناتهم مع بيانات المتقدمين في iSAMS ؟
نعم، هذه الميزة متوفرة مع الخيار الثاني - مزامنة بيانات المتقدمين. إذا لم تكن تستخدم هذه الميزة بعد، وترغب في ضبطها بهذه الطريقة، فإليك دليلنا هنا:الخيار الثاني - مزامنة بيانات المتقدمين . أما إذا كنت تستخدم الخيار الأول - مزامنة بيانات الطلاب الحاليين، فيُرجى التواصل معنا عبر "إرسال طلب" وسنقدم لك المزيد من المساعدة.
يرجى ملاحظة أنه في حال مزامنة بيانات الطالب مع الطلاب الحاليين أو المتقدمين في iSAMS ، فإن التحديثات التي تُجرى في OpenApply ستتم مزامنتها فقط طالما أن الطالب لا يزال ضمن فئة الطلاب الحاليين أو المتقدمين في iSAMS . على سبيل المثال، إذا كنت تُجري مزامنة مع الطلاب الحاليين ثم نقلت الطالب إلى فئة المتقدمين، فلن تتم مزامنته بعد ذلك.
12. ما الفرق بين وضع الربط فقط ووضع التحديث؟
يُنصح باستخدام وضع "الربط فقط" في معظم مدارسنا. هذا يعني أن البيانات تُزامَن من OpenApply إلى iSAMS فقط عند تحديث التاريخ في OpenApply . على سبيل المثال، إذا عدّلتَ رقم هاتف الأب في OpenApply، فسيتم تحديث رقم هاتف الأب فقط في iSAMS ، بينما تبقى الحقول الأخرى كما هي. هذا هو السلوك المقصود لتجنب تحديث البيانات في iSAMS عن طريق الخطأ إذا كانت قد عُدّلت في iSAMS في نفس الوقت.
يعني وضع "التحديث" أنه كلما قام الطالب بمزامنة بياناته من نظام OpenApply إلى iSAMS ، تتم إعادة مزامنة جميع الحقول وتحديث نظام iSAMS . يُستخدم هذا الوضع عادةً فقط من قِبل المدارس التي لديها بيانات OpenApply موجودة وحساب iSAMS جديد تمامًا، حيث ترغب في أن يكون نظام OpenApply هو المصدر الرئيسي للبيانات، وبالتالي تحديث iSAMS باستمرار.
الأخطاء الشائعة
1. ماذا يعني المثلث البرتقالي الموجود في قائمة الطلاب والذي يحمل عبارة "خطأ في مزامنة iSAMS "؟
يشير المثلث البرتقالي في قائمة الطلاب، المصحوب برسالة "خطأ في مزامنة iSAMS "، إلى وجود بيانات لم تتم مزامنتها من OpenApply إلى iSAMS . إذا كان الخطأ يشير إلى أن حقلاً معيناً إلزامي، فقد يكون السبب هو حذف المعلومات من OpenApply ، ولكن لا يمكن حذفها من iSAMS . نوصي بإعادة إدخال البيانات في OpenApply . أما إذا كان الخطأ يشير إلى أن الطالب غير موجود، فمن المحتمل أنه تم نقله من قائمة الطلاب الحاليين في iSAMS . نوصي بإعادة الطالب إلى قائمة الطلاب الحاليين في iSAMS أو تحديث OpenApply إلى الحالة الصحيحة.
2. إذا حذفت معلومات في OpenApply ، فهل سيتم حذفها في iSAMS ؟
في معظم الحقول، عند حذف المعلومات من OpenApply ، تُحذف أيضًا من iSAMS . مع ذلك، توجد بعض الحقول الإلزامية في iSAMS والتي قد لا تكون مطلوبة في OpenApply . في هذه الحالات، عند حذف المعلومات من OpenApply ، سيظهر مثلث برتقالي بجوار اسم الطالب في قائمة الطلاب مع رسالة "خطأ في مزامنة iSAMS - الحقل {field} إلزامي". في هذه الحالة، نوصي بإعادة إدخال البيانات في OpenApply .
3. إذا قمت بحذف طالب في OpenApply ، فهل سيتم حذفه في iSAMS ؟
لا، لا يدعم iSAMS مزامنة الطلاب المحذوفين. يجب نقل الطلاب المسجلين الذين غادروا المدرسة إلى حالة "منسحب" أو "متخرج" في OpenApply ووضع علامة "مغادر" أو "طالب سابق" في iSAMS . إذا كان الطالب مكررًا بالفعل، فيجب دمج بياناته في OpenApply وحذف بياناته المكررة من iSAMS .
4. طالب جديد لا تتم مزامنته. ما المشكلة؟
تأكد من التحقق جيدًا من أن حالة الطالب هي "مسجل" في OpenApply ، وتأكد من أنه غير مسجل بالفعل في iSAMS بحالة أخرى غير "طالب حالي". راجع قائمة طلاب OpenApply بحثًا عن رسالة خطأ بجانب اسم الطالب.
5. لا تتم مزامنة حقل معين لأحد الوالدين أو الطالب. ما المشكلة؟
إذا كان الحقل فارغًا في OpenApply ، فمن المحتمل أن iSAMS لا يسمح بتركه فارغًا. تحقق من قائمة الطلاب OpenApply بحثًا عن رسالة خطأ بجوار اسم الطالب.