إنشاء دليل الموظفين وإدارة المستخدمين

يتم تنظيم المستخدمين في أقسام، ولكل قسم صلاحيات وصول افتراضية. ويمكن تخصيص صلاحيات المستخدم بشكل فردي. يوجد خمسة أقسام افتراضياً:

1. القبول: لديه حق الوصول الكامل إلى كل شيء.

2. التكنولوجيا: لديها إمكانية الوصول إلى عدد محدود من الإعدادات، وتحديداً الاستيراد/التصدير، والتكامل، والنماذج، والصفحات، والمستخدمين، والخيارات العامة.

3. الشؤون المالية: لديه إمكانية الوصول إلى ملفات تعريف المتقدمين ومعلومات الدفع.

4. الأكاديميون: لديهم إمكانية الوصول إلى معلومات المتقدمين، والقدرة على نشر الملاحظات والملفات، والتحليلات.

5. للقراءة فقط: لديه حق الوصول للقراءة فقط إلى معلومات المتقدم.

لإجراء تغييرات على الأقسام، انتقل إلى الإعدادات > دليل الموظفين > إدارة الأقسام .

حدد علامة تبويب قسم موجود لتحديث اسم القسم والصلاحيات الافتراضية. يمكنك أيضًا تحديث الصلاحيات الفردية للمستخدمين في ذلك القسم.

انقر فوق "قسم جديد" لإنشاء قسم جديد، مع تحديد اسم وأذونات افتراضية للقسم.

بعد الانتهاء من إجراء أي تغييرات، انقر فوق حفظ التغييرات .

انتقل إلى الإعدادات > دليل الموظفين > إضافة مستخدم جديد . أدخل معلومات المستخدم وحدد القسم . بعد تحديد القسم، يمكنك تحديد صلاحيات المستخدم بدقة أكبر. ستجد في أسفل الصفحة عدة خيارات للعرض والإشعارات.

١. عرض بيانات الاتصال الخاصة بالقبول: سيؤدي هذا إلى عرض اسم المستخدم وصورته ولقبه ورقم هاتفه وبريده الإلكتروني كجهة اتصال على الصفحة الرئيسية العامة. يُنصح بهذا الخيار لمستخدمي قسم القبول.

2. وضع الممثل: في قائمة الطلاب وجهات الاتصال وقائمة إدارة علاقات العملاء، لا يمكن لهذا الممثل إلا عرض المتقدمين وجهات الاتصال المعينة.

٣. إرسال ملخص يومي عبر البريد الإلكتروني وتصدير مُجدول: ضع علامة في هذا المربع ليتمكن المستخدم من استلام ملخص يومي عبر البريد الإلكتروني يتضمن ملخصًا لأنشطة اليوم. في حال إنشاء عمليات تصدير مُجدولة ، فسيستلمها المستخدم أيضًا. يُنصح بهذا الخيار لمستخدمي قسمي القبول والتكنولوجيا.

4. إرسال إشعارات ملاحظات الوالدين: سيتلقى المستخدم إشعارًا عبر البريد الإلكتروني عندما يرسل الآباء رسائل من حساب الوالدين.

5. إرسال إشعارات رسائل جهة الاتصال: سيتلقى المستخدم إشعارًا عبر البريد الإلكتروني عندما يرسل الوكيل رسالة في صندوق رسائل جهة الاتصال.

6. إرسال إشعارات الوكلاء الجدد: سيتلقى المستخدم إشعارًا عبر البريد الإلكتروني عندما يقوم وكيل بتسجيل نفسه من الصفحة الرئيسية لمدرستك.

٧. أتمتة إضافة نسخة إلى الملاحظات والرسائل الإلكترونية عبر ملف تعريف المتقدم: سيتم إضافة المستخدم تلقائيًا إلى نسخة من أي ملاحظات أو رسائل إلكترونية مُرسلة من ملف تعريف المتقدم. ويمكن إزالة المستخدم بشكل فردي من أي ملاحظة أو رسالة إلكترونية عند الحاجة.

٨. إرسال بريد إلكتروني ترحيبي مع تعليمات تسجيل الدخول: عند إنشاء الحساب، سيتلقى المستخدم بريدًا إلكترونيًا ترحيبيًا يتضمن تعليمات حول كيفية تعيين كلمة المرور وتسجيل الدخول لأول مرة. يُنصح جميع المستخدمين باتباع هذه الخطوات.

بعد الانتهاء من إدخال معلومات المستخدم وتعيين أذوناته وإشعاراته، انقر فوق إضافة مستخدم .

انتقل إلى الإعدادات > دليل الموظفين ، ثم انقر على اسم المستخدم لتحديث معلوماته، أو تغيير صلاحياته، أو تفعيل/تعطيل إشعاراته، أو إعادة إرسال رسالة ترحيب. يُرجى العلم أنه لا يمكن للمستخدم تعديل إعدادات صلاحياته الخاصة.

لإعادة إرسال رسالة ترحيبية، انقر فوق زر "إعادة إرسال رسالة ترحيبية" في الزاوية العلوية اليمنى.

لأرشفة مستخدم، انتقل إلى الإعدادات > دليل الموظفين ، ثم انقر على اسم المستخدم المراد حذفه. مرر إلى أسفل الصفحة وانقر على "أرشفة" .

يرجى ملاحظة أنه بمجرد أرشفة المستخدم:

• ستُلغى جميع المهام التي تم تكليفهم بها.
• سيتم تغيير حالة أي متقدمين يكون المستخدم ممثلاً لهم إلى "غير معين".
• ستبقى المراسلات والمراجعات السابقة كما هي.