OpenApply内置了一些工具和选项，可用于管理您之前的咨询和申请，其最佳实践如下：
1. 数据归档
您可以将个别申请人或学生的信息存档，使其从活跃名册中隐藏，同时仍能安全地将其数据保留在平台内。这样可以确保日常访问的只有必要的最新记录，而不会删除历史数据。您可以使用搜索功能手动搜索已存档的申请人/学生，也可以通过手动筛选“访问权限”>“已存档”来查找。
有关访问权限的更多信息，请参阅我们的帮助指南： 编辑应用程序
很遗憾，学校用户无法批量归档或取消归档。不过，要批量归档申请人，您可以先筛选咨询/申请人，然后从OpenApply导出数据。您可以将包含以下字段的CSV 文件发送给OpenApply客服团队以完成此请求：
- OpenApply ID（位于“附加字段”下）
- 名
- 姓
- 入学年度
- 学生身份（在“附加字段”下）
有关导出数据的更多信息，请参阅我们的帮助指南： 导出数据
2. 基于地位的组织
学生状态可标记为“已退学”、“已毕业”或“已拒绝/驳回”。“已退学”和“已毕业”的学生将自动归档，并移至校友名录。如有需要，您可以在主状态下添加新的状态级别。这些状态有助于对学生进行分类，以便进行数据保留审核和过渡。有关更多信息，请参阅我们的帮助指南： 《编辑状态和创建子状态》。
3. 从OpenApply中删除记录
您可以从OpenApply系统中删除申请人资料及其所有相关数据，例如孩子和父母的信息。
确定需求后， OpenApply客户支持团队可以协助您进行批量删除。例如，如果您想删除特定学年中所有具有特定状态的学生，我们可以为您处理该请求。
或者，您可以将包含待删除记录的OpenApply ID或学生 ID的CSV 文件发送给OpenApply客服团队。（这两个字段都可以在“附加字段”下找到）
有关在OpenApply上单独或批量删除申请人个人资料的更多说明，您可以参考我们的帮助指南（点击此处） 。
此外，我们建议学校自行管理数据保留政策，因此数据保留时间的长短由学校自行决定。
您可以向学校的 IT 团队或数据保护办公室咨询学校的数据保留政策，以便了解何时需要删除这些数据。