Dosya Dışa Aktarımları

OpenApply Dosya Dışa Aktarma işlevi, dosyaları ve formları toplu olarak PDF'ye dışa aktarmanıza olanak tanır. Bu özellik genellikle Kişisel Verilere Erişim Taleplerine (DSAR) yanıt verirken veya uyumluluk incelemeleri ve düzenleyici gereklilikler için kullanılır.

Dosya dışa aktarımları, dosyaları indirebilecekleri bir bağlantı içeren bir e-posta ile dışa aktaran kullanıcıya gönderilecektir. Bu işlem, dışa aktarılan dosya boyutuna bağlı olarak 15 dakika ile 1 saat arasında sürebilir.

OpenApply dosya dışa aktarmak için Ayarlar > İçe ve Dışa Aktarma > Dosya Dışa Aktarma bölümüne gidin. Şunları seçebilirsiniz:

1. Duruma Göre Dışa Aktar
2. Programa Göre İhracat
3. Arşivlenmiş öğrencilerin dışa aktarmaya dahil edilip edilmeyeceği
4. Tüm durumları veya programları kolayca seçmek veya seçimi kaldırmak için Tümünü veya Hiçbirini tıklayın.
5. Durumu ve programı seçtikten sonra, Dosyaları Dışa Aktarma işlemine geçmek için Öğrencileri Seç'e tıklayın (aşağıya bakınız).

Başvuru sahipleri listesi , Başvuru Sorguları veya Öğrenci Listesi üzerinden filtrelenmiş başvuru sahipleri listesine ait dosyaları doğrudan dışa aktarabilirsiniz. Bunu aşağıdaki adımları izleyerek yapabilirsiniz:

1. İstediğiniz başvuru gruplarını filtrelemek için Filtre'ye tıklayın. Örneğin, sınıf, durum, cinsiyet veya özel alanlara göre filtreleme yapabilirsiniz.
2. Öğrencilerin bir kısmını veya tamamını seçmek için tıklayın.
3. Dışa Aktar'a tıklayın, ardından Yeni Dosya Dışa Aktarma'yı veya dosya dışa aktarma şablonlarınızdan birini seçin.

Ardından dışa aktarma sayfasına geçerek dosyaları seçebilir ve seçtiğiniz öğrenciler için dışa aktarabilirsiniz.

Dosyaları dışa aktarırken çeşitli seçenekler mevcuttur:

1. Sıkça kullanmak istediğiniz dosya dışa aktarımları için bir dışa aktarım şablonu oluşturuyorsanız, buna "Dışa Aktarım Şablonu" adını verebilirsiniz.

2. Dosyalarını dışa aktarmak için seçtiğiniz öğrenci sayısının özetini, hatırlatma amacıyla ve istediğiniz öğrencileri seçtiğinizden emin olmanıza yardımcı olmak için görebilirsiniz.

3. Dışa aktarmak istediğiniz dosyaları seçin. Tüm fotoğrafları ve dosyaları dışa aktarmayı veya belirli dosyaları dışa aktarmak için "Dosyaları Seç" seçeneğini kullanabilirsiniz, örneğin:

Öğrenci fotoğrafları
Ebeveyn fotoğrafları
Kontrol listesi maddeleri (Belge gönderimi)
Formlardaki dosyalar
Dosya yükleme alanları
Diğer ekler

4. Dışa aktarmak istediğiniz kontrol listesi öğelerini seçin. Form türündeki kontrol listesi öğeleri gösterilir; bu sayede bu formları PDF'ye dışa aktarabilirsiniz.

5. Dosya Dışa Aktarma Şablonlarını Düzenlemek veya Silmek için tıklayın

6. Dışa aktardığınız dosyayı ileride kullanmak üzere şablon olarak kaydetmek için Şablon Oluştur'a tıklayın.

7. Dışa aktardığınız tüm dosyaları içerecek olan Zip klasörü için bir ad girin.

8. Öğrenci Klasörlerinin nasıl adlandırılmasını istediğinizi seçin. Bu yalnızca "Dosyaları ayrı öğrenci klasörlerine düzenle" seçeneği işaretliyse geçerlidir. Ayrıca her dosya için ayrı bir Dosya Adı da seçebilirsiniz. Öğrenci Klasör Adı ve Ayrı Dosya Adı için, Öğrenci Adı veya Öğrenci Kimliği gibi birleştirme değerlerine göre klasör ve dosya adlarını özelleştirmek üzere "Açıklama Ekle" seçeneğine tıklayabilirsiniz.

İlgili seçenekleri seçtikten sonra, aşağı kaydırın ve dışa aktarma işlemini başlatmak için "Dosyaları Dışa Aktar" seçeneğine tıklayın. Dışa aktarma dosyasının boyutuna bağlı olarak, 15 dakika ile 1 saat içinde dosyayı indirmek için bir bağlantı içeren bir e-posta alacaksınız. Veya dışa aktarma işlemi tamamlandıktan sonra, Ayarlar > İçe Aktarma ve Dışa Aktarma > Dışa Aktar bölümüne giderek son dışa aktarmalar altında dışa aktardığınız dosyayı bulabilirsiniz. Dosya adlarındaki özel karakterler '_' karakterine dönüştürülecektir.