Exporter les informations à mettre à jour
Une méthode pour mettre à jour en masse les informations dans OpenApply consiste à exporter les informations actuelles des étudiants, à les mettre à jour via Excel, puis à réimporter les informations mises à jour dans OpenApply .
Commencez par exporter les informations à mettre à jour vers un fichier Excel via Paramètres > Importer et exporter > Exporter . Glissez-déposez les champs à modifier ainsi que les champs nécessaires à l'importation. Cliquez ici pour plus d'informations sur l'exportation de données depuis OpenApply .
Veillez à inclure le champ « ID OpenApply dans votre exportation. Ce champ se trouve dans l’onglet « Champs supplémentaires » . Il s’agit de l’identifiant unique qui servira à identifier et à mettre à jour les informations des étudiants.
Sélectionnez ensuite Excel et cliquez sur le bouton Exporter . Veuillez consulter ci-dessous la liste des champs requis pour l'importation :
- Prénom
- Nom de famille
- Grade
- Année d'inscription
- Statut d'étudiant
- Campus (uniquement requis si votre école possède plusieurs campus)
- Prénom du parent
- Nom de famille du parent
- Courriel des parents
- Genre du parent
- Relation parentale
Importer les informations mises à jour
Après avoir mis à jour les informations de votre fichier Excel, veuillez l'enregistrer au format CSV . Vous pourrez ensuite importer ces informations dans OpenApply via Paramètres > Importer et exporter > Importer .
Cliquez ici pour plus d'informations sur l'importation de données dans OpenApply .
En haut, sélectionnez le formulaire de demande dans lequel vous souhaitez importer les données et cochez la case « Mettre à jour les données existantes » .
Faites défiler la page jusqu'en bas et téléchargez votre fichier CSV à l'aide du bouton « Parcourir » . Une fois votre fichier sélectionné, cliquez sur le bouton « Étape suivante » .
Ensuite, faites correspondre vos champs pour que les colonnes de votre feuille de calcul correspondent aux champs OpenApply . Si vous n'avez modifié aucun nom de colonne lors de la mise à jour du fichier Excel, la correspondance devrait se faire automatiquement. Veillez à sélectionner l'ID OpenApply OpenApply . Une fois terminé, cliquez sur « Confirmer les champs » en bas de la page.
Vérifiez que tous vos élèves ont bien été appariés et cliquez sur Suivant .
Si votre importation semble correcte, cliquez sur Confirmer l'importation .
Afficher les erreurs d'importation
Vous pouvez consulter Paramètres > Importer et exporter > Importations récentes pour vérifier si l'importation a réussi.
Si une importation échoue, vous pouvez sélectionner le nom du fichier pour consulter la raison de l'échec. Il est conseillé de modifier votre feuille d'importation en suivant les instructions du système et de réessayer l'importation.