Para los formularios que deben completarse nuevamente cada año académico, como una actualización médica o un formulario de consentimiento anual, recomendamos crear una nueva versión del formulario y del elemento de la lista de verificación cada año.
Esto garantiza que el nuevo formulario se presente como incompleto a todas las familias pertinentes y le permite recopilar información actualizada para el nuevo año académico.
1. Clonar el formulario existente
Diríjase a Configuración > Formularios , luego localice el formulario existente y haga clic en Clonar .
A continuación, puede editar el formulario clonado y actualizar su nombre. Por ejemplo: Formulario de actualización médica 2026-27.
2. Crea nuevas versiones de los campos que deben completarse nuevamente.
Si hay algún campo que quieras que las familias completen cada año, tendrás que crear una nueva versión de esos campos.
Por ejemplo, si los padres deben firmar el formulario nuevamente cada año, puede copiar el campo de firma existente para crear un nuevo campo y especificar el año académico correspondiente, como por ejemplo: Firma médica 2026-27.
A continuación, añade el nuevo campo al nuevo formulario y elimina el campo del año anterior del nuevo formulario.
Nota: Esto es especialmente importante para los campos que requieren una respuesta nueva cada año. Crear un campo nuevo impide que la respuesta del año anterior se utilice en el nuevo formulario.
3. Crear un nuevo elemento de la lista de verificación.
Una vez que esté satisfecho con el nuevo formulario, vaya a Configuración > Admisiones > Lista de verificación y cree un nuevo elemento de la lista de verificación vinculado al nuevo formulario.
Por ejemplo: Formulario de actualización médica 2026-27
Dado que se trata de un formulario nuevo vinculado a un nuevo elemento de la lista de verificación, inicialmente aparecerá como incompleto para todos los estudiantes que deban completarlo.
4. Desactive el elemento de la lista de verificación anterior, si es necesario.
Una vez que el nuevo elemento de la lista de verificación esté implementado, puede desactivar el elemento de la lista de verificación del año anterior si ya no es necesario.
Esto permitirá a las familias completar el nuevo formulario en el futuro, conservando al mismo tiempo el formulario del año anterior y la información enviada.
5. Repita el proceso cada año académico.
Al comienzo del próximo año académico, puedes seguir el mismo proceso:
- Clonar el formulario actual.
- Actualiza el nombre del formulario para el nuevo año académico.
- Cree nuevas versiones de cualquier campo que requiera una respuesta nueva.
- Agregue los nuevos campos al nuevo formulario.
- Cree un nuevo elemento de la lista de verificación vinculado al nuevo formulario.
- Desactive el elemento anterior de la lista de verificación, si procede.
Por ejemplo, para el siguiente año académico, podría crear: Formulario de actualización médica 2027-28