OpenApply incluye algunas herramientas y opciones integradas para gestionar sus consultas y solicitudes antiguas, y las mejores prácticas son las siguientes:
1. Archivo de datos
Puedes archivar solicitantes o estudiantes individuales para ocultarlos de las listas activas, conservando sus datos de forma segura en la plataforma. Esto garantiza que solo los registros necesarios y actuales sean accesibles a diario, sin eliminar datos históricos. Los solicitantes/estudiantes archivados se pueden buscar manualmente mediante la función de búsqueda o filtrando manualmente en Acceso y permisos > Archivados.
Para obtener más información sobre el acceso y los permisos, puede consultar nuestra guía de ayuda: Edición de una aplicación.
Lamentablemente, como usuario escolar, no es posible archivar ni desarchivar solicitudes de forma masiva. Como alternativa, para archivar solicitudes de forma masiva , primero puede filtrar las consultas/solicitudes y exportar los datos desde OpenApply . Para completar esta solicitud, puede compartir un archivo CSV con los siguientes campos con el equipo de atención al cliente OpenApply :
- ID OpenApply (en Campos adicionales)
- Nombre de pila
- Apellido
- Año de matriculación
- Estado del estudiante (en campos adicionales)
Para obtener más información sobre la exportación, consulte nuestra guía de ayuda: Exportación de datos.
2. Organización basada en el estatus
Los estudiantes pueden ser marcados con estados como Retirado, Graduado o Rechazado. Los estudiantes retirados y graduados se archivan automáticamente como retirados o graduados, respectivamente, y se incorporan al registro de exalumnos. Si es necesario, puede agregar un nuevo nivel de estado dentro de un estado principal. Estos estados ayudan a categorizar a los estudiantes para las revisiones y transiciones de retención de datos. Para obtener más información al respecto, consulte nuestra guía de ayuda: Edición de estados y creación de subestados.
3. Eliminación de registros de OpenApply
El perfil del solicitante y todos sus datos relacionados, como la información del niño y de los padres, pueden eliminarse de su sistema OpenApply .
Una vez que haya definido sus requisitos, el equipo de atención al cliente OpenApply puede ayudarle con la eliminación masiva . Por ejemplo, si desea eliminar a todos los estudiantes con un estado específico en un año académico determinado, podemos procesar su solicitud.
Como alternativa, puede compartir un archivo CSV que contenga el ID OpenApply o el ID de estudiante de los registros que desea eliminar con el equipo de soporte al cliente OpenApply . (Ambos campos se encuentran en la sección Campos adicionales ).
Para obtener más instrucciones sobre cómo eliminar perfiles de solicitantes individualmente o en grupo en OpenApply , puede consultar nuestra guía de ayuda aquí .
Además, sugerimos que las escuelas gestionen su propia política de retención de datos, de modo que decidan durante cuánto tiempo necesitan conservarlos.
Quizás le convenga consultar con su equipo de TI o con la oficina de protección de datos para conocer la política de retención de datos de su centro educativo, y así sabrá cuándo debe eliminar estos datos.