إنشاء نماذج يجب تعبئتها كل عام دراسي

بالنسبة للنماذج التي يجب إكمالها كل عام دراسي مرة أخرى، مثل تحديث طبي أو نموذج موافقة سنوي، نوصي بإنشاء نسخة جديدة من النموذج وعنصر قائمة التحقق كل عام.

وهذا يضمن أن يتم تقديم النموذج الجديد على أنه غير مكتمل لجميع العائلات المعنية، ويسمح لك بجمع معلومات جديدة للعام الدراسي الجديد.

1. استنساخ النموذج الحالي

انتقل إلى الإعدادات > النماذج ، ثم حدد موقع النموذج الحالي وانقر فوق استنساخ .

يمكنك بعد ذلك تعديل النموذج المستنسخ وتحديث اسمه. على سبيل المثال: نموذج التحديث الطبي 2026-2027

2. أنشئ نسخًا جديدة من الحقول التي تحتاج إلى إعادة تعبئتها

إذا كانت هناك أي حقول تريد من العائلات إكمالها كل عام مرة أخرى، فسيتعين عليك إنشاء نسخة جديدة من تلك الحقول.

على سبيل المثال، إذا كان مطلوبًا من أولياء الأمور التوقيع على النموذج مرة أخرى كل عام، فيمكنك نسخ حقل التوقيع الحالي لإنشاء حقل جديد وتحديد السنة الدراسية التي ينطبق عليها، مثل: التوقيع الطبي 2026-2027

ثم أضف الحقل الجديد إلى النموذج الجديد وقم بإزالة حقل العام السابق من النموذج الجديد.

ملاحظة: هذا الأمر بالغ الأهمية، خاصةً بالنسبة للحقول التي تتطلب إجابة جديدة كل عام. فإنشاء حقل جديد يمنع استخدام إجابة العام السابق في النموذج الجديد.

3. إنشاء عنصر جديد في قائمة التحقق

بمجرد أن تصبح راضيًا عن النموذج الجديد، انتقل إلى الإعدادات > القبول > قائمة التحقق وقم بإنشاء عنصر جديد في قائمة التحقق مرتبط بالنموذج الجديد.

على سبيل المثال: نموذج التحديث الطبي 2026-2027

لأن هذا نموذج جديد مرتبط بعنصر جديد في قائمة التحقق، فسيظهر في البداية على أنه غير مكتمل لجميع الطلاب المطلوب منهم إكماله.

4. قم بتعطيل عنصر قائمة التحقق السابق، إذا لزم الأمر.

بمجرد وضع عنصر قائمة التحقق الجديد، يمكنك تعطيل عنصر قائمة التحقق للعام السابق إذا لم يعد مطلوبًا.

سيسمح هذا للعائلات بإكمال النموذج الجديد في المستقبل مع الحفاظ على نموذج العام السابق والمعلومات المقدمة.

5. كرر العملية في كل عام دراسي

في بداية العام الدراسي القادم، يمكنك اتباع نفس العملية مرة أخرى:

• استنسخ النموذج الحالي.
• قم بتحديث اسم النموذج للعام الدراسي الجديد.
• أنشئ نسخًا جديدة من أي حقول تتطلب استجابة جديدة.
• أضف الحقول الجديدة إلى النموذج الجديد.
• أنشئ عنصرًا جديدًا في قائمة التحقق مرتبطًا بالنموذج الجديد.
• قم بتعطيل عنصر قائمة التحقق السابق، إذا كان ذلك مناسبًا.

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نموذج تحديث طبي للعام الدراسي التالي: 2027-2028