تصدير الملفات

تتيح لك وظيفة تصدير الملفات في OpenApply تصدير الملفات، وتصدير النماذج إلى ملفات PDF، دفعة واحدة. ويُستخدم هذا عادةً عند الاستجابة لطلبات الوصول إلى البيانات الشخصية (DSAR) أو لإجراء مراجعات الامتثال والمتطلبات التنظيمية.

سيتم إرسال الملفات المصدرة إلى المستخدم الذي قام بتصديرها عبر البريد الإلكتروني، مع رابط لتحميلها. قد يستغرق هذا من 15 دقيقة إلى ساعة واحدة، حسب حجم الملف المصدر.

انتقل إلى الإعدادات > الاستيراد والتصدير > تصدير الملفات ، لتصدير الملفات من OpenApply . يمكنك اختيار ما يلي:

1. تصدير حسب الحالة
2. التصدير حسب البرنامج
3. مسألة تضمين الطلاب المؤرشفين في عملية التصدير أم لا
4. انقر فوق "الكل" أو "لا شيء" لتحديد أو إلغاء تحديد جميع الحالات أو البرامج بسهولة
5. بعد تحديد الحالة والبرنامج، انقر فوق "تحديد الطلاب" للمتابعة إلى "تحديد الملفات المراد تصديرها" (انظر أدناه).

يمكنك أيضًا تصدير ملفات قائمة مُفلترة من المتقدمين مباشرةً عبر قسم الاستفسارات أو المتقدمين أو قائمة الطلاب . ويمكن القيام بذلك باتباع الخطوات التالية:

1. انقر على "تصفية" لتصفية مجموعات المتقدمين التي تحتاجها. على سبيل المثال، يمكنك التصفية حسب الدرجة الدراسية، أو الحالة الاجتماعية، أو الجنس، أو الحقول المخصصة.
2. انقر لتحديد بعض الطلاب أو جميعهم
3. انقر فوق "تصدير" ، ثم حدد "تصدير ملف جديد" أو أحد قوالب تصدير الملفات الخاصة بك.

يمكنك بعد ذلك الانتقال إلى صفحة التصدير، لتحديد الملفات وتصديرها للطلاب المحددين.

توجد عدة خيارات عند تصدير الملفات:

1. إذا كنت تقوم بإنشاء قالب تصدير، لتصدير الملفات الشائعة التي قد ترغب في تشغيلها، يمكنك تسميته "قالب تصدير".

٢. يمكنك الاطلاع على ملخص لعدد الطلاب الذين اخترتهم لتصدير ملفاتهم، وذلك للتذكير، للمساعدة في التأكد من اختيارك للطلاب المطلوبين.

3. حدد الملفات التي ترغب في تضمينها في عملية التصدير. يمكنك اختيار تصدير جميع الصور والملفات أو تحديد ملفات معينة لتصدير ملفات محددة، مثل:

صور الطلاب
صور الوالدين
بنود قائمة التحقق (تقديم المستندات)
الملفات في النماذج
حقول تحميل الملفات
مرفقات أخرى

٤. حدد عناصر قائمة التحقق التي ترغب في تصديرها. يتم عرض عناصر قائمة التحقق الخاصة بنوع النموذج، مما يسمح لك بتصدير تلك النماذج إلى ملف PDF.

5. انقر لتحرير أو حذف قوالب تصدير الملفات

6. انقر فوق "إنشاء قالب" لحفظ ملف التصدير كقالب لاستخدامه لاحقًا.

7. أدخل اسمًا لمجلد Zip ، والذي سيحتوي على جميع ملفاتك المصدرة

٨. اختر طريقة تسمية مجلدات الطلاب . ينطبق هذا الخيار فقط في حال تحديد خيار "تنظيم الملفات في مجلدات منفصلة للطلاب" . يمكنك أيضًا اختيار اسم ملف فردي لكل ملف. بالنسبة لاسم مجلد الطلاب واسم الملف الفردي، يمكنك النقر لإدراج مفتاح توضيحي لتخصيص أسماء المجلدات والملفات بناءً على قيم الدمج، مثل اسم الطالب أو رقمه التعريفي.

بعد تحديد الخيارات المناسبة، انتقل إلى أسفل الصفحة، وانقر على "تصدير الملفات" لإنشاء ملف التصدير. ستتلقى رسالة بريد إلكتروني تحتوي على رابط لتنزيل ملف التصدير خلال 15 دقيقة إلى ساعة، حسب حجم الملف. أو يمكنك الانتقال إلى "الإعدادات" > "الاستيراد والتصدير" > "تصدير" للعثور على ملف التصدير ضمن "عمليات التصدير الأخيرة" بعد اكتمال عملية التصدير. سيتم استبدال أي أحرف خاصة في أسماء الملفات بعلامة "_".