عقد التسجيل - التوقيع على ملف PDF

مقدمة

يمكن استخدام نماذج التسجيل والتسجيل الإضافية في OpenApply مع خاصية "عقد التسجيل". يتيح ذلك للنظام إنشاء نسخة PDF من النموذج تلقائيًا، والتي يمكن للوالدين توقيعها إلكترونيًا. ثم يحفظ النظام نسخة PDF من النموذج الموقّع، والتي يمكن للوالدين والمستخدمين الإداريين الاطلاع عليها. تجدون هنا معلومات حول كيفية ظهور ذلك للوالدين.

لكي تتمكن المدارس من إنشاء عقود التسجيل، نستخدم نماذجنا الحالية وأضفنا أيضًا بعض الميزات الجديدة في عامي 2023 و2024 لجعلها نموذج عقد:

1. قيم دمج البريد في نماذج النصوص الثابتة (قيم دمج البريد ): يمكن للمدارس وضع تفاصيل الطالب، مثل اسم الطالب، في النموذج ولا يمكن للوالدين تعديل البيانات.

2. إنشاء عقد PDF تلقائي للتوقيع (عقد PDF) : سيتم إنشاء نسخة PDF من النموذج بمجرد إرسال النموذج، ثم يتطلب من أولياء الأمور توقيع ملف PDF.

إذا كنت ترغب في تفعيل ميزة عقد PDF لمدرستك، فيرجى الاتصال بنا عبر إرسال طلب، وسيسعدنا تفعيل هذه الميزة لك مجانًا.

قيم دمج البريد

في جميع النماذج، يُمكن إدراج مفتاح القيم (أي قيم دمج البريد) عند تعديل عنوان القسم والنص الثابت. انتقل إلى الإعدادات > النماذج، ثم انقر على النموذج الذي ترغب في تعديله.

انقر على "التنقل العام" في اللوحة اليسرى، ثم اسحب وأفلت قسم "عنوان القسم" أو "قسم النص الثابت" في الموقع المطلوب على النموذج.

انقر على قسم عنوان القسم أو قسم النص الثابت بعد إضافته إلى النموذج، لتحرير النص الخاص بهذا القسم، ثم انقر على مفتاح القيم في اللوحة اليسرى، لإدراج تلك القيمة في النص، مثل الاسم الأول لمقدم الطلب أو اسم عائلة مقدم الطلب أو الدرجة.

إعداد عقد بصيغة PDF / عقد التسجيل

الخطوة 1: إعداد نموذج العقد

يدعم نموذج عقد PDF حاليًا "النماذج التكميلية" و"نماذج التسجيل" فقط . وكما ذكرنا سابقًا، إذا كنتم ترغبون في تفعيل ميزة عقد PDF لمدرستكم، يُرجى التواصل معنا عبر "إرسال طلب".

بمجرد تفعيل هذه الميزة لمدرستك، يمكنك تفعيل خيار " تحويل النموذج إلى عقد PDF " في أي نماذج تكميلية أو نماذج تسجيل ترغب بها.

الخطوة الثانية: إضافة Signature on PDF

انقر لإضافة حقل وإنشاء حقل جديد من نوع "توقيع على ملف PDF" . يُرجى ملاحظة أنه لا يمكن إضافة هذا النوع من الحقول إلا إلى قسم "المتقدم" ، أي لا يمكن إضافته إلى الحقول المجمعة الأخرى.

يحتوي حقل "التوقيع على ملف PDF" على إعدادات إضافية خاصة بهذا النوع من الحقول. اختر خيارات التوقيع وحدد من هم الموقعون لهذا الحقل.

خيارات التوقيع - يتحكم هذا الخيار في كيفية توقيع الوالدين على النموذج. حدد ما إذا كان بإمكان الوالدين رسم توقيعهم، أو تحميل صورة ، أو كتابة اسمهم، ليكون بمثابة توقيعهم.

الموقّعون - حدد من يمكنه التوقيع في هذا الحقل؛ سواء كان بإمكان أيٍّ من الوالدين أو الأوصياء أو الوكلاء التوقيع، أو أحد الوالدين/الوصيين و/أو وكيل محدد. إذا كنتَ تشترط توقيع كلا الوالدين على النموذج، فيمكنك إضافة حقلين منفصلين للتوقيع على ملفات PDF، أحدهما للوالد/الوصي الأول، والآخر للوالد/الوصي الثاني.

إخفاء هذا الحقل في حال عدم وجود الموقعين المحددين - نوصي دائمًا بتفعيل هذا الخيار. هذا يعني، على سبيل المثال، أنه في حال وجود حقلين من نوع "التوقيع على ملف PDF" في النموذج، أحدهما لتوقيع الوالد/الوصي الأول، والآخر لتوقيع الوالد/الوصي الثاني، ولكن للطفل والد واحد فقط، فسيتم إخفاء حقل توقيع الوالد/الوصي الثاني تلقائيًا، وسيُطلب من الوالد/الوصي الأول فقط التوقيع.

الخطوة 3: أضف خانة Signature on PDF إلى النموذج

لن يرى أولياء الأمور خانة التوقيع في ملفات PDF عند تعبئة النموذج أو مراجعته. سيظهر هذا الحقل فقط عند توقيع ملف PDF، بعد إكمال النموذج.

الخطوة الرابعة: أضف نموذج عقد التسجيل إلى قائمة التحقق (للاستمارة التكميلية)

إذا لم تكن قد فعلت ذلك بالفعل لهذا النموذج التكميلي، فانتقل إلى الإعدادات > القبول > قائمة التحقق، وأضف النموذج إلى قوائم التحقق المطلوبة للحالات ذات الصلة.

لدينا المزيد من النصائح حول إضافة عناصر قائمة التحقق هنا .

سيتمكن أولياء الأمور بعد ذلك من تسجيل الدخول إلى حساباتهم، والانتقال إلى قائمة التحقق الخاصة بهم، وتعبئة النموذج، وتوقيع ملف PDF المُنشأ. انقر هنا لمزيد من المعلومات حول كيفية توقيع أولياء الأمور على نماذج PDF.

عرض النموذج الموقع

يمكن للمستخدمين الإداريين التحقق من حالة التوقيع عند عرض نموذج العقد في ملف تعريف الطالب. وسيظهر ذلك على النحو التالي:

• التوقيع
• غير موقع

ستتمكن المدارس من رؤية ملف PDF النهائي الموقع في علامة التبويب "الملفات" في ملف تعريف الطالب، بمجرد توقيع جميع الحقول المطلوبة.

الأسئلة الشائعة وأفضل الممارسات

1. إذا كانت مدرستك تحتاج إلى توقيع كلا الوالدين/الأوصياء أو جميعهم على العقد، ولكن قد لا يكون بعض الوالدين موجودين في OA بعد، فهناك حلان محتملان:

   1. أضف حقول "الوالدين/الأوصياء المجمعة" داخل نموذج العقد واطلب من أولياء الأمور إضافة جميع أولياء الأمور الذين يحتاجون إلى التوقيع، قبل تقديم عقد التسجيل.

   2. يُرجى توفير نموذج إضافي للوالدين لتأكيد وتحديث بياناتهم قبل توقيع عقد التسجيل. في هذا النموذج، أضف خانات "مجموعة بيانات الوالدين/الأوصياء" واطلب من أولياء الأمور إضافة جميع أولياء الأمور الذين يحتاجون إلى توقيع عقد التسجيل إلى نظام OA.
      
      

2. ولتجنب عدم وجود مكان للتوقيع للوالدين 3 و 4، نقترح على المدارس إنشاء حقول توقيع لجميع الآباء الأربعة وتحديد خيار "إخفاء هذا الحقل إذا لم يكن الموقعون المحددون موجودين" للحقول.
   
   
3. إذا ارتكب أحد الوالدين خطأً، وكنتَ تُطالب جميع أولياء الأمور بإعادة توقيع العقد، فيمكنك إلغاء تحديد بند قائمة التحقق، من خلال علامة تبويب "قائمة التحقق" في ملف تعريف الطالب، لإعادة فتح هذا البند. سيؤدي ذلك إلى حذف جميع التوقيعات، وإعادة فتح بند قائمة التحقق، ليتمكن أولياء الأمور من التوقيع والإرسال مرة أخرى.
   
   
4. تتطلب بعض الدول موافقة المستخدم على التوقيع الإلكتروني. لا نستطيع تقديم استشارات قانونية للمدارس، ولكن يُنصح بالتواصل مع مستشاريكم القانونيين لمعرفة ما إذا كان من الضروري إضافة حقل "الشروط" أو نص في نموذج جمع التوقيعات الإلكترونية وفقًا لسياسة بلدكم. كما يُنصح باستشارة محاميكم/مستشاركم القانوني للحصول على استشارة قانونية بشأن قانونية التوقيعات الإلكترونية في بلدكم.