[設定] > [インポートとエクスポート] > [同窓会ネットワークのインポート]に移動し、同窓会フォームを選択し、必要なフィールドを含むテンプレートをダウンロードして入力し、CSV として保存してアップロードします (ファイルごとに最大 1,000 行)。このインポートでは、フォームとユーザー プロファイル データのみが対象になります。それ以外の場合は、Service Hub を通じて一括データ移行をリクエストしてください。
進級および入学の場合、スタッフはスプレッドシートから卒業生を一括で追加または更新します。
同窓会ネットワーク インポートでは、CSV ファイルからOpenApplyに同窓会レコードを追加したり、既存のレコードを更新したりできるため、同窓会ダッシュボードや同窓会アンケートなどのアドバンス ツールを使用して同窓会を操作できます。
Alumni Network Import は Advancement モジュールの一部であり、 OpenApplyと CRM モジュールが必要です。表示されない場合は、スクール エクスペリエンス マネージャーにお問い合わせください。
輸入できるもの
このインポートでは、フォームとユーザー プロファイル データのみが対象になります。使用可能なフィールドは選択したフォームによって異なり、次のものが含まれます。
- 卒業生プロフィール:名、姓、希望の名前、電子メール、電話番号、国と都市
- 同窓会ソーシャルメディア:ソーシャルメディアアプリとID
- 出席した同窓会大学と受け入れられた同窓会大学:大学、学位、および研究分野
- 卒業生の雇用状況:雇用主、業界、役職、および現在雇用されているかどうか
- GDPR 許可:各卒業生が同意したものを表示および保存できます
- フォームに追加した追加フィールド
アップロードされたドキュメント、履歴メモ、別のシステムに保持されている記録など、フォームおよびユーザー プロファイル データ以外のものは、当社のチームによって一括データ移行として処理されます。 Service Hub で一括データ移行をリクエストします。
ステップ 1: フォームを選択する
[設定] > [インポートとエクスポート] > [同窓会ネットワークのインポート]
「ステップ 1: フォームのインポートを選択」で、インポート先のフォームを選択します: Student Exit Survey、 Annual Alumni SurveyまたはAlumni Sign Up。
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新しい同窓生を追加するには、 「既存のものを更新」のチェックを外したままにします。既存のレコードを変更するには、 「既存のレコードを更新」にチェックを入れて、次にもチェックを入れるかどうかを選択します。
- 既存のデータを空白のフィールドで上書きして、ファイル内の空白の値をクリアします。ファイルが空白の既存の値を保持するには、チェックを外したままにしておきます。
- 他の検証チェックは無視してください。他の検証チェックをスキップします。
更新するときは、各行が正しいレコードと一致するように、ファイルにOpenApply IDまたはStudent IDを含めます。
ステップ 2: テンプレートを構築する
必要なフィールドを[利用可能なフィールド]から[フィールドのインポート]にドラッグするか、 [すべて選択]を選択します。フィールドを削除するには、 [フィールドのインポート]でフィールドを再度選択するか、 [すべて選択を解除]を選択して最初からやり直します。
XLSXリンクを選択してテンプレートをダウンロードします。選択したフィールドのみが表示され、 「同窓生プロフィール - 名」などの列見出しが表示されます。
既製のファイルから始めたいですか?卒業生インポート テンプレートをダウンロードします。これには、卒業生調査フォームのすべてのフィールドが含まれています。列見出しはそのままにしておきます。
卒業生ごとに 1 行追加します。新しいレコードごとに名と姓が必要です。
ステップ 3 と 4: CSV として保存してアップロードする
完成したスプレッドシートをCSVファイルとして保存します。 Excel で、 [ファイル] > [名前を付けて保存]を使用し、 [CSV (カンマ区切り)]を選択します。
ステップ 4で、 「ファイルを選択」を選択し、CSV を選択します。
「次のステップ」を選択します。
各インポートには最大 1,000 行を含めることができます。さらに多くの卒業生を対象にするには、リストを複数の CSV ファイルに分割し、一度に 1 つずつインポートします。
列を一致させて確認します
ファイル内の各列をOpenApplyフィールドと照合します。見出しがフィールド名と一致する列が一致するので、これらも確認してください。
日付フィールドの場合、ファイルで使用する形式 (MM/DD/YYYYまたはDD/MM/YYYY) を選択します。
[フィールドの確認]を選択します。ファイルに問題がある場合は、代わりに、[新しい CSV インポート ファイルを再アップロードする]を選択します。
確認ページを確認する
何かがインポートされる前に、 OpenApplyファイルをチェックし、確認ページを表示します。続行する前によく読んでください。
- エラーまたは警告のリスト:各メッセージに従って、そのメッセージが指定する行および列まで進みます。たとえば、必須フィールドが欠落している、電子メール アドレスの形式が間違っている、日付が選択した形式と一致しないなどです。ファイルを修正し、CSV として保存し、再アップロードします。
- 列が間違ったフィールドに一致しました:戻って一致を修正するか、修正したファイルを再アップロードしてください。
- エラーはなく、プレビューも正しく表示されます。インポートを続行します。
エラーの意味がわからない場合は、可能な限り行を修正し、最初にいくつかのテスト行をインポートし、完全なリストをインポートする前に同窓会ダッシュボードで確認してください。
結果を確認する
インポートは数分以内に処理され、確認メールが届きます。
- [設定] > [インポートとエクスポート] > [最近のインポート]に移動して、インポートのステータスを確認します。
- インポートが失敗した場合は、ファイル名を選択して問題の原因となったセルを確認します。ファイルをダウンロードして修正し、 [新しいファイルのアップロード]を選択して再試行します。
- 誤って行ったインポートを元に戻すには、 [最近のインポート]でインポートの隣にあるビン アイコンを選択します。これは、インポートの完了後 72 時間使用できます。
インポートを削除すると、インポートによって追加されたデータが削除されます。元のインポート ファイルは保持されるため、必要に応じて再インポートできます。
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