医療情報の更新や年次同意書など、毎年繰り返し記入する必要のある書類については、毎年新しいバージョンの書類とチェックリスト項目を作成することをお勧めします。
これにより、新しいフォームが関係するすべての家族に対して未完成の状態として提示され、新学年度に向けて最新の情報を収集することが可能になります。
1. 既存のフォームを複製する
設定 > フォームに移動し、既存のフォームを見つけて「複製」をクリックします。
その後、複製したフォームを編集して名前を更新できます。例：医療情報更新フォーム 2026-27
2. 再度入力が必要なフィールドの新しいバージョンを作成する
家族に毎年繰り返し記入してもらいたい項目がある場合は、それらの項目の新しいバージョンを作成する必要があります。
例えば、保護者が毎年フォームに署名する必要がある場合は、既存の署名欄をコピーして新しい欄を作成し、該当する学年度を指定できます。例：医療署名 2026-27
次に、新しいフォームに新しいフィールドを追加し、新しいフォームから前年度のフィールドを削除します。
注：これは、毎年新しい回答が必要な項目において特に重要です。新しい項目を作成することで、前年度の回答が新しいフォームで使用されることを防ぐことができます。
3. 新しいチェックリスト項目を作成する
新しいフォームに満足したら、 「設定」＞「入学」＞「チェックリスト」に移動し、新しいフォームにリンクされた新しいチェックリスト項目を作成します。
例：医療情報更新フォーム 2026-27
これは新しいチェックリスト項目にリンクされた新しいフォームであるため、記入が必要なすべての学生に対して、最初は未完了として表示されます。
4. 必要に応じて、前のチェックリスト項目を無効にする
新しいチェックリスト項目が設定されたら、不要になった前年度のチェックリスト項目を無効にすることができます。
これにより、家族は今後新しい様式に記入しながら、前年度の様式と提出済みの情報を保持できるようになります。
5. このプロセスを毎年繰り返す
次の学年度の開始時にも、同じ手順を繰り返すことができます。
- 現在のフォームを複製します。
- 新学年度に合わせて、フォーム名を更新してください。
- 新たな回答が必要な項目については、新しいバージョンを作成してください。
- 新しいフォームに新しいフィールドを追加します。
- 新しいフォームにリンクされた新しいチェックリスト項目を作成します。
- 必要に応じて、前のチェックリスト項目を無効にします。
例えば、次の学年度については、次のようなものを作成できます：医療情報更新フォーム 2027-28