Accédez à Paramètres > Importer et exporter > Importation du réseau des anciens élèves, choisissez le formulaire des anciens élèves, téléchargez un modèle avec les champs dont vous avez besoin, remplissez-le, enregistrez-le au format CSV et téléchargez-le (jusqu'à 1 000 lignes par fichier). Cette importation couvre uniquement les données de formulaire et de profil utilisateur. Pour toute autre chose, demandez une migration groupée de données via le Service Hub.
Pour le personnel d’avancement et d’admission qui ajoute ou met à jour les anciens élèves en masse à partir d’une feuille de calcul.
L'importation du réseau des anciens élèves ajoute des enregistrements d'anciens élèves à OpenApply à partir d'un fichier CSV ou met à jour les enregistrements que vous possédez déjà, afin que vous puissiez travailler avec eux à l'aide des outils d'avancement tels que le tableau de bord des anciens élèves et les enquêtes auprès des anciens élèves.
Alumni Network Import fait partie du module Advancement, qui nécessite OpenApply et le module CRM. Si vous ne le voyez pas, contactez votre School Experience Manager.
Ce que vous pouvez importer
Cette importation couvre uniquement les données du formulaire et du profil utilisateur. Les champs disponibles dépendent du formulaire que vous choisissez et incluent :
- Profil des anciens élèves : prénom, nom, nom préféré, email, numéro de téléphone, pays et ville
- Médias sociaux des anciens élèves : application et identifiant de médias sociaux
- Université des anciens élèves fréquentée et Université des anciens élèves acceptée: université, diplôme et domaine d'études
- Emploi des anciens élèves : employeur, secteur d'activité, titre du poste et s'ils sont actuellement employés
- Autorisation RGPD : ce que chaque ancien élève a accepté, vous pouvez le consulter et le stocker
- Tous les champs supplémentaires que vous avez ajoutés au formulaire
Tout ce qui va au-delà des données de formulaire et de profil utilisateur, comme les documents téléchargés, les notes historiques ou les enregistrements conservés dans un autre système, est traité comme une migration massive de données par notre équipe. Demandez une migration de données en masse dans le Service Hub.
Étape 1 : Choisissez le formulaire
Paramètres > Importer et exporter > Importation du réseau des anciens élèves
Sous Étape 1 : Sélectionnez Importer le formulaire, choisissez le formulaire dans lequel importer : Student Exit Survey, Annual Alumni Survey ou Alumni Sign Up.
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Pour ajouter de nouveaux anciens élèves, laissez la case Mettre à jour l'existant décochée. Pour modifier les enregistrements que vous possédez déjà, cochez Mettre à jour les enregistrements existants, puis choisissez si vous souhaitez également cocher :
- Remplacez les données existantes par des champs vides pour effacer toute valeur vide dans votre fichier. Laissez-la décochée pour conserver les valeurs existantes là où votre fichier est vide.
- Ne tenez pas compte des autres contrôles de validation. pour ignorer les autres contrôles de validation.
Lors de la mise à jour, incluez l' OpenApply ID ou l'ID étudiant dans votre fichier afin que chaque ligne corresponde au bon enregistrement.
Étape 2 : Créez votre modèle
Faites glisser les champs dont vous avez besoin depuis Champs disponibles vers Champs d'importation, ou sélectionnez Sélectionner tout. Pour supprimer un champ, sélectionnez-le à nouveau dans Importer des champs ou sélectionnez Désélectionner tout pour recommencer.
Sélectionnez le lien XLSX pour télécharger le modèle. Seuls les champs que vous avez sélectionnés y apparaissent, avec des en-têtes de colonnes tels que Profil des anciens - Prénom.
Vous préférez partir d’un fichier prêt à l’emploi ? Téléchargez le modèle d'importation des anciens élèves, qui comprend tous les champs du formulaire d'enquête de sortie des étudiants. Conservez les en-têtes de colonnes tels quels.
Ajoutez une ligne par ancien élève. Le prénom et le nom sont requis pour chaque nouvel enregistrement.
Étapes 3 et 4 : Enregistrer au format CSV et télécharger
Enregistrez votre feuille de calcul terminée sous forme de fichier CSV. Dans Excel, utilisez Fichier > Enregistrer sous et choisissez CSV (délimité par des virgules).
À l' étape 4, sélectionnez Choisir un fichier et choisissez votre CSV.
Sélectionnez Étape suivante.
Chaque importation peut contenir jusqu'à 1 000 lignes. Pour plus d'anciens élèves, divisez votre liste en plusieurs fichiers CSV et importez-les un par un.
Faites correspondre vos colonnes et confirmez
Faites correspondre chaque colonne de votre fichier à un champ OpenApply . Les colonnes dont les titres correspondent à un nom de champ sont mises en correspondance pour vous, alors vérifiez-les également.
Pour les champs de date, choisissez le format utilisé par votre fichier (MM/JJ/AAAA ou JJ/MM/AAAA).
Sélectionnez Confirmer les champs. Si vous rencontrez un problème avec le fichier, sélectionnez plutôt Re-télécharger un nouveau fichier d'importation CSV.
Consultez la page de confirmation
Avant que quoi que ce soit ne soit importé, OpenApply vérifie votre fichier et affiche une page de confirmation. Lisez-le attentivement avant de continuer.
- Erreurs ou avertissements répertoriés : suivez chaque message jusqu'à la ligne et la colonne qu'il nomme, par exemple un champ obligatoire manquant, une adresse email au mauvais format ou une date qui ne correspond pas au format que vous avez choisi. Corrigez le fichier, enregistrez-le à nouveau au format CSV et téléchargez-le à nouveau.
- Colonnes correspondant au mauvais champ : revenez en arrière et corrigez la correspondance, ou téléchargez à nouveau un fichier corrigé.
- Aucune erreur et l'aperçu semble correct : procédez à l'importation.
Si vous n'êtes pas sûr de la signification d'une erreur, corrigez les lignes que vous pouvez, importez d'abord quelques lignes de test et vérifiez-les sur le tableau de bord des anciens avant d'importer la liste complète.
Vérifiez le résultat
Les importations sont traitées en quelques minutes et vous recevez un email de confirmation.
- Accédez à Paramètres > Importer et exporter > Importations récentes pour voir l’état de votre importation.
- Si une importation échoue, sélectionnez le nom du fichier pour voir quelles cellules sont à l'origine du problème. Téléchargez le fichier, corrigez-le et sélectionnez Télécharger un nouveau fichier pour réessayer.
- Pour annuler une importation effectuée par erreur, sélectionnez l'icône de corbeille à côté dans Importations récentes. Ceci est disponible pendant 72 heures après la fin de l’importation.
La suppression d'une importation supprime les données ajoutées. Vos fichiers d'importation d'origine sont conservés, vous pouvez donc les réimporter si nécessaire.
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