Importación de registros de antiguos alumnos

Alumni Network Import agrega registros de exalumnos a OpenApply desde un archivo CSV o actualiza los registros que ya tiene, para que pueda trabajar con ellos utilizando las herramientas de avance, como el Panel de exalumnos y las encuestas de exalumnos.

Que puedes importar

Esta importación cubre únicamente datos de formulario y perfil de usuario. Los campos disponibles dependen del formulario que elija e incluyen:

• Perfil de Alumni: nombre, apellido, nombre preferido, correo electrónico, número de teléfono, país y ciudad
• Alumni Social Media: aplicación de redes sociales e identificación
• Universidad de antiguos alumnos asistidos y Universidad de antiguos alumnos aceptados: universidad, carrera y campo de estudio
• Empleo de exalumnos: empleador, industria, puesto de trabajo y si están empleados actualmente
• Permiso GDPR: lo que cada alumno ha acordado puedes verlo y almacenarlo
• Cualquier campo adicional que haya agregado al formulario

Paso 1: Elige el formulario

Configuración > Importar y Exportar > Importar Red de Antiguos Alumnos

1. En el Paso 1: Seleccione Importar formulario, elija el formulario a importar: Encuesta de salida de estudiantes, Encuesta anual de exalumnos o Registro de exalumnos.

2. Para agregar nuevos alumnos, deje sin marcar Actualizar existente. Para cambiar los registros que ya tiene, marque Actualizar existente y luego elija si desea marcar también:

   • Anule los datos existentes con campos en blanco para borrar cualquier valor que esté en blanco en su archivo. Déjelo sin marcar para mantener los valores existentes donde su archivo está en blanco.
   • Ignore otras comprobaciones de validación. para omitir las otras comprobaciones de validación.

Paso 2: crea tu plantilla

1. Arrastre los campos que necesita desde Campos disponibles hasta Importar campos, o seleccione Seleccionar todo. Para eliminar un campo, selecciónelo nuevamente en Importar campos o seleccione Deseleccionar todo para comenzar de nuevo.

2. Seleccione el enlace XLSX para descargar la plantilla. En él solo aparecen los campos que seleccionó, con encabezados de columna como Perfil de exalumno - Nombre.

3. ¿Prefieres empezar desde un archivo ya preparado? Descargue la plantilla de importación de exalumnos, que incluye todos los campos del formulario de la Encuesta de salida de estudiantes. Mantenga los encabezados de las columnas como están.

4. Agregue una fila por alumno. El nombre y el apellido son obligatorios para cada registro nuevo.

Pasos 3 y 4: guardar como CSV y cargar

1. Guarde su hoja de cálculo terminada como un archivo CSV. En Excel, use Archivo > Guardar como y elija CSV (delimitado por comas).

2. En el Paso 4, seleccione Elegir archivo y elija su CSV.

3. Seleccione Siguiente paso.

Haga coincidir sus columnas y confirme

1. Haga coincidir cada columna de su archivo con un campo OpenApply . Las columnas cuyos encabezados coinciden con un nombre de campo coinciden, así que verifíquelas también.

2. Para los campos de fecha, elija el formato que utiliza su archivo (MM/DD/AAAA o DD/MM/AAAA).

3. Seleccione Confirmar campos. Si detecta un problema con el archivo, seleccione Volver a cargar un nuevo archivo de importación CSV.

Revisa la página de confirmación

Antes de importar algo, OpenApply verifica su archivo y muestra una página de confirmación. Léelo atentamente antes de continuar.

• Errores o advertencias enumerados: siga cada mensaje hasta la fila y columna que nombra, por ejemplo, un campo obligatorio que falta, una dirección de correo electrónico en el formato incorrecto o una fecha que no coincide con el formato que eligió. Corrija el archivo, guárdelo nuevamente como CSV y vuelva a cargarlo.
• Columnas que coinciden con el campo incorrecto: regrese y corrija la coincidencia o vuelva a cargar un archivo corregido.
• No hay errores y la vista previa se ve bien: continúe con la importación.

Comprueba el resultado

Las importaciones se procesan en unos minutos y recibirá un correo electrónico de confirmación.

• Vaya a Configuración > Importar y exportar > Importaciones recientes para ver el estado de su importación.
• Si falla una importación, seleccione el nombre del archivo para ver qué celdas causaron el problema. Descargue el archivo, corríjalo y seleccione Cargar nuevo archivo para volver a intentarlo.
• Para deshacer una importación realizada por error, seleccione el ícono de la papelera al lado en Importaciones recientes. Está disponible durante 72 horas después de que se completa la importación.