إضافة وإدارة الملاحظات الداخلية في OpenApply
تعرف على كيفية إضافة وعرض والرد على الملاحظات الداخلية في ملفات تعريف المتقدمين في OpenApply لدعم التواصل الداخلي وحفظ السجلات.
تتيح الملاحظات الداخلية في OpenApply لفرق المدارس تسجيل المعلومات المهمة مباشرةً ضمن ملف تعريف المتقدم. ويمكن استخدامها لتوثيق المحادثات الشفهية، ومشاركة التحديثات مع الزملاء، والاحتفاظ بسجل للتواصل الداخلي.
يشرح هذا الدليل كيفية إنشاء ملاحظات داخلية، وإخطار الزملاء عند الحاجة، وتحديد موقع الملاحظات الموجودة، والرد على المناقشات الداخلية.
نظرة عامة على الميزات
- أضف ملاحظات داخلية مباشرة إلى ملفات تعريف المتقدمين.
- قم بإخطار الزملاء المختارين عن طريق إضافتهم إلى حقل "نسخة إلى".
- أرفق الملفات الداخلية بالملاحظات عند الحاجة إلى وثائق إضافية.
- عرض الملاحظات الداخلية والخارجية من سجل أنشطة ملف تعريف مقدم الطلب.
- الرد على الملاحظات الداخلية الموجودة لمواصلة المناقشات مع الزملاء.
التنقل خطوة بخطوة
إضافة ملاحظة داخلية
ملف تعريف المتقدم > ملاحظات
- افتح ملف تعريف مقدم الطلب ذي الصلة وحدد علامة التبويب "ملاحظات" .
- حدد "وضع علامة على هذا كملاحظة داخلية" .
- إذا لزم الأمر، حدد الزملاء من القائمة المنسدلة " نسخة إلى" لإرسال إشعار إليهم عبر البريد الإلكتروني. في حال عدم تحديد اسم، سيتم تسجيل الملاحظة في الحساب، ولكن لن يتم إرسال إشعار عبر البريد الإلكتروني لأي شخص.
- أدخل محتوى الملاحظة في مربع النص.
- يمكنك أيضًا إرفاق الملفات بالنقر على "إرفاق ملف"
- انقر فوق "إضافة ملاحظة" لحفظ الملاحظة.
عرض الملاحظات الداخلية
ملف تعريف المتقدم > آخر نشاط > تصفية > تعليق
- انتقل إلى قسم "آخر الأنشطة" في ملف تعريف مقدم الطلب.
- اختر "ملاحظات" من القائمة المنسدلة.
- راجع الملاحظات المعروضة، بما في ذلك التعليقات الداخلية والخارجية.
الرد على الملاحظات الداخلية
ملف تعريف المتقدم > آخر نشاط > الرد على مذكرة داخلية
- مرر مؤشر الماوس فوق الملاحظة الداخلية لعرض الإجراءات المتاحة.
- انقر على أيقونة السهم للرد.
- حدد الزملاء الذين ترغب في إرسال نسخة منهم إذا لزم الأمر، ثم أدخل ردك، وانقر على "رد" .
نصائح وأفضل الممارسات
- استخدم الملاحظات الداخلية لتوثيق المحادثات المهمة المتعلقة بالمتقدمين في مكان واحد.
- أضف الزملاء إلى حقل "نسخة إلى" فقط عندما يكون من الضروري إخطارهم بالتحديث.
- أدرج تفاصيل واضحة وذات صلة حتى يتمكن أعضاء الفريق الآخرون من فهم السياق بسهولة.
تحذيرات وملاحظات هامة
الأسئلة الشائعة
من يستطيع الاطلاع على الملاحظات الداخلية؟
الملاحظات الداخلية مرئية للمستخدمين الذين لديهم حق الوصول إلى ملف تعريف المتقدم وهي مخصصة للتواصل الداخلي للمدرسة.
هل ستؤدي إضافة مستلم إلى قائمة النسخ (Cc) دائمًا إلى إرسال إشعار عبر البريد الإلكتروني؟
نعم. سيؤدي تحديد الزملاء في حقل "نسخة إلى" إلى إخطارهم عبر البريد الإلكتروني عند إضافة الملاحظة الداخلية.
هل يمكنني إرفاق ملفات بملاحظة داخلية؟
نعم. يمكنك إرفاق ملفات داخلية عند إنشاء ملاحظة داخلية إذا كانت هناك حاجة إلى وثائق إضافية.
في ملخص
- تساعد الملاحظات الداخلية مستخدمي OpenApply على تسجيل ومشاركة المعلومات المتعلقة بالمتقدمين داخليًا.
- يمكن إنشاء الملاحظات وعرضها والرد عليها مباشرة من ملفات تعريف المتقدمين.
- يُسهم استخدام الملاحظات الداخلية في الحفاظ على التنسيق بين فرق القبول وتحسين تتبع الاتصالات.
حافظ على تنظيم التواصل مع المتقدمين باستخدام OpenApply .