OpenApply propose une fonctionnalité gratuite « Remises et taxes » intégrée à ses fonctions principales. Celle-ci permet aux établissements scolaires de modifier facilement le montant des frais lors de l'émission d'une facture.
Configurer les remises
Accédez à Paramètres > Paiements > Remises et cliquez sur « Créer une remise ».
- Saisissez un nom interne pour la réduction ; il ne sera visible que côté administrateur.
- Saisissez le nom de la réduction ; elle apparaîtra sur la facture côté parent.
- Sélectionnez un type de réduction pour la réduction
- Consultez les types de réduction existants ou ajoutez des types de réduction personnalisés
- Définissez la période de validité de la réduction. Par défaut, elle est définie sur « En cours ». S'il s'agit d'une réduction pour réservation anticipée, sélectionnez « Durée limitée » et indiquez la date de début et la date de fin pour définir la période de validité.
- Définissez la réduction soit en pourcentage, soit sous forme de montant fixe.
- (Facultatif) Ajoutez des notes internes si nécessaire ; elles ne seront visibles que côté administrateur.
Appliquer les réductions
Il existe quatre façons d'attribuer des frais à un étudiant, comme indiqué dans la section « Frais flexibles » . Il est possible d'ajouter des réductions et des taxes uniquement lors de l'attribution de frais à un ou plusieurs étudiants via la liste des inscrits.
Via Tableau de bord > Demandes, Candidats ou Liste des étudiants , vous pouvez émettre une facture à un ou plusieurs étudiants si les frais ne s'appliquent qu'à certains étudiants.
Après avoir sélectionné le ou les étudiants et un modèle de frais, vous pouvez réduire le montant des frais en appliquant une remise ou l'augmenter en ajoutant une taxe applicable au(x) étudiant(s) sélectionné(s). Pour tout supplément, tel qu'une majoration ou des frais de gestion, vous pouvez l'ajouter en créant une taxe et en la nommant comme vous le souhaitez. Lors de la création d'une taxe, vous pouvez définir un pourcentage ou saisir un montant fixe. Il n'est possible d'ajouter qu'une seule remise et une seule taxe par facture.
Avant d'envoyer les frais à l'élève (ou aux élèves) sélectionné(s), vous pouvez prévisualiser la facture pour voir à quoi elle ressemblera du côté des parents.
Appliquer plusieurs réductions
Une facture individuelle peut désormais inclure plusieurs remises simultanément (jusqu'à cinq), et le système effectuera les calculs automatiquement.
Les fonctionnalités suivantes sont désormais disponibles :
Appliquez jusqu'à cinq remises à une seule facture, en combinant à votre guise les remises en pourcentage et les remises à montant fixe.
Observez le montant total recalculé en temps réel à mesure que des remises sont ajoutées, supprimées ou réorganisées.
Gérez l' ordre d'application des remises, en sachant que cet ordre influe sur le montant final.
Sélectionnez la méthode d'arrondi des valeurs monétaires utilisée par l'établissement, en veillant à sa conformité avec les exigences de votre service financier et de l'administration fiscale.
Lorsqu'une remise ramène le montant dû à 0 $ , le système demandera si la facture doit être marquée comme payée, évitant ainsi que les factures ne restent dans un statut incorrect.
Explication du calcul des remises — Application séquentielle des remises
Les remises sont appliquées successivement, une à la fois, de haut en bas . Chaque remise est calculée sur le solde restant après application de la remise précédente, et non sur le prix initial. Après chaque calcul, le montant de la remise est arrondi avant d'être déduit.
Vous trouverez ci-dessous un exemple pratique avec un montant initial de 7 899,99 $ :
📝 Remarque : L’ordre des remises est important. Appliquer les mêmes remises dans un ordre différent peut entraîner un total final différent, car chaque étape est calculée en fonction du solde actuel. C’est pourquoi chaque ligne de remise affiche le montant « S’applique à X $ » sur lequel elle a été calculée, afin de clarifier le calcul du montant final.
📝 Remarque : Les remises ne peuvent jamais réduire le montant total à moins de 0 $. Si le cumul des remises dépasse le prix, le montant dû sera plafonné à 0,00 $ et ne deviendra jamais négatif. Dans ce cas, le montant final de la remise affichera la réduction restante effective, et non sa valeur nominale (par exemple, s’il ne reste que 40 $, une remise fixe de 60 $ sera affichée comme −40 $).
Règles d'arrondi
Les règles d'arrondi des montants remisés peuvent être configurées dans Paramètres > Paiements > Modes de paiement > Paramètres de facturation.
Option |
Quand utiliser |
|---|---|
Arrondi inférieur (par défaut) |
Idéal pour les familles, aucun risque de plainte. |
Arrondir à moitié |
Neutre ; une explication concernant le financement pourrait être nécessaire. |
Rassembler |
Déconseillé — risque fort de contrarier les familles. |
Quand une réduction a une période de validité
Lorsqu'une réduction a une période de validité, chaque ligne de réduction est vérifiée individuellement :
Les remises expirées sont soit masquées, soit marquées comme (Expirées) dans la liste « + Ajouter une remise », empêchant ainsi leur sélection pour une nouvelle facture.
Sur une facture, une ligne expirée reste visible mais est affichée avec un montant barré et une étiquette rouge « Expiré » — elle n’est pas incluse dans les calculs (et n’est jamais supprimée silencieusement).
Si une ligne est ignorée en raison de son expiration, les lignes suivantes recalculent leurs valeurs « Basé sur $X » à partir de la ligne valide précédente.
Les factures déjà envoyées ou payées sont bloquées et restent valides même si une réduction expire ultérieurement. (Cette approche est conforme aux pratiques de Stripe, Chargebee et Shopify : l’expiration empêche uniquement toute nouvelle utilisation et ne modifie pas l’historique.)