Une fois connecté à votre compte OpenApply , vous serez redirigé vers le tableau de bord de l'agent , où vous pourrez facilement naviguer dans OpenApply .
1. La section « Informations sur l’agent » contient vos coordonnées.
2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon pour modifier les informations de votre agent.
3. En cliquant sur le bouton Ajouter une nouvelle famille , vous pouvez commencer une demande pour une famille supplémentaire.
4. Recherchez les familles déjà associées à votre compte en effectuant une recherche par nom ou adresse électronique d'un parent.
5. Cliquez sur Tableau de bord en haut à gauche pour revenir au tableau de bord à tout moment.
6. Cliquez sur le nom du parent pour accéder à son compte. Cliquez ici pour plus d'informations sur la navigation dans le compte parent.
7. Cliquez sur le nom du candidat pour accéder directement à la liste de contrôle le concernant.
8. Vous pouvez consulter en un coup d'œil le statut de la candidature de chacun de vos candidats.
9. Vous pouvez désactiver votre rôle d'agent pour un candidat. Vous ne recevrez alors plus de messages ni de notifications et n'aurez plus accès à la modification du compte de cet étudiant . L'équipe des admissions pourra toujours voir que vous êtes associé à ce candidat et vous réactiver en tant qu'agent si nécessaire.
Tableau de bord de l'agent
Cliquez sur « Retour au tableau de bord de l'agent » en haut à gauche pour revenir au tableau de bord de l'agent depuis le compte parent.
Messages
Cliquez sur le numéro de message à côté du nom du candidat pour consulter ou envoyer des messages à l'équipe des admissions de l'école concernant ce candidat.
La section « Messages » vous permet de communiquer avec l’équipe des admissions tout au long du processus. Tous les messages s’afficheront dans cette section, les plus récents étant situés en bas.
Onglet Familles
Dans la liste des familles, vous pouvez consulter les familles qui vous ont été attribuées.
Lorsque le nom de l'élève est sélectionné dans la liste des familles, il sera redirigé vers la page d'informations de l'élève qui existe dans le système.
Tableau de bord agent : Liste de contacts CRM et page de contact
Vous pouvez consulter vos contacts attribués dans la liste des contacts.
En cliquant sur le nom d'un contact, vous accéderez à la page de son profil.
Il existe une option permettant d'« Inclure les contacts convertis » :
Lorsque cette option est activée, elle vous permettra de masquer les contacts convertis dans la liste (contacts dont la valeur dans le champ « conversion » est « oui »).
La section « Messages » affiche une alerte lorsque l'administrateur laisse un nouveau message dans votre compte de contact attribué.
Convertir le contact en famille :
Vous pouvez à tout moment soumettre une demande pour un contact qui n'a pas encore été désigné comme parent et le désigner comme tel.
Une fois le parent converti, le bouton « convertir le contact en famille » disparaîtra et l'onglet « Informations familiales » affichera automatiquement les informations familiales fournies.
Les nouvelles informations apparaîtront alors sur la liste des familles.
Comptes « ARCHIVÉS ».
Lorsqu'un contact possède la même adresse e-mail que le compte d'un parent, ce contact passera automatiquement au statut Archivé avec la mention « ARCHIVÉ » dans son nom.
Cela montre également que le contact a déjà été converti en parent.
Les administrateurs peuvent archiver manuellement un contact si celui-ci a déjà été converti en contact parent.
Pour ce faire, accédez au contact et sélectionnez « archiver le contact ».
Être notifié des nouveaux messages :
Vous pouvez consulter les nouveaux messages des parents/administrateurs de 3 manières différentes :
1) Directement sur la liste
Les notifications de messages sur la liste des étudiants
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notifications par e-mail