OpenApply incluye una función gratuita de "Descuentos e Impuestos" dentro de las funciones principales del sistema. Esto permite a los centros educativos reducir o aumentar fácilmente el importe de la matrícula al emitir una factura.
Configurar descuentos
Dirígete a Configuración > Pagos > Descuentos y haz clic en " Crear descuento ".
- Introduce un nombre interno para el descuento y solo será visible en el lado del administrador.
- Introduce el nombre del descuento y será visible en la factura del lado del padre.
- Seleccione un tipo de descuento para el descuento
- Consulte los tipos de descuento existentes o añada tipos de descuento personalizados.
- Establezca el período de validez del descuento. Por defecto, está configurado como "Continuo". Si se trata de un descuento por compra anticipada, seleccione "Con plazo fijo" y defina la fecha de inicio y la fecha de finalización para definir el período de validez.
- Establezca el descuento mediante un porcentaje o una cantidad fija.
- (Opcional) Agregue notas internas si es necesario; estas solo serán visibles para el administrador.
Aplicar descuentos
Existen cuatro maneras de asignar una cuota a un estudiante, tal como se explica en la sección de Cuotas Flexibles . Solo es posible añadir descuentos e impuestos al asignar una cuota a uno o varios estudiantes a través de la lista de alumnos.
A través del Panel de control > Consultas, Solicitantes o Lista de estudiantes , puede emitir una factura al/los estudiante(s) si la tarifa se aplica solo a determinados estudiantes.
Una vez seleccionados los estudiantes y una plantilla de tarifas, puede reducir el importe aplicando un descuento o aumentarlo añadiendo un impuesto. Para cualquier cargo adicional, como un recargo o un cargo por gestión, puede añadir un impuesto y nombrarlo como desee. Al añadir un impuesto, puede definir un porcentaje o introducir una cantidad fija. Solo es posible añadir un descuento y un impuesto por factura.
Antes de enviar el pago al/los estudiante/s seleccionado/s, puede previsualizar la factura para ver cómo se verá en la pantalla del padre/madre o tutor.
Aplicar múltiples descuentos
Ahora, una factura individual puede incluir más de un descuento simultáneamente (hasta cinco) y el sistema realizará los cálculos automáticamente.
Las siguientes funcionalidades ya están disponibles:
Aplique hasta cinco descuentos a una sola factura, combinando descuentos porcentuales y de importe fijo según se desee.
Observe cómo se recalcula el importe total en tiempo real a medida que se añaden, se eliminan o se modifican los descuentos.
Gestiona la secuencia en la que se aplican los descuentos, teniendo en cuenta que el orden influye en el importe final.
Seleccione el método que utiliza la institución para redondear los valores monetarios, asegurándose de que cumpla con los requisitos de su departamento de finanzas y de la autoridad tributaria.
Cuando un descuento reduce el importe adeudado a 0 $ , el sistema preguntará si se debe marcar la factura como pagada, evitando así que las facturas permanezcan en un estado incorrecto.
Explicación del cálculo de descuentos: aplicación secuencial de los descuentos
Los descuentos se aplican secuencialmente, uno a uno, de arriba a abajo . Cada descuento se calcula sobre el saldo restante tras aplicar el descuento anterior, en lugar del precio original. Tras cada cálculo, el importe del descuento se redondea antes de ser descontado.
A continuación se presenta un ejemplo práctico con un importe inicial de 7.899,99 dólares :
📝 Nota: El orden de los descuentos es importante. Aplicar los mismos descuentos en un orden diferente puede resultar en un total final distinto, ya que cada paso se calcula en función del saldo actual. Por este motivo, cada fila de descuento muestra el importe "Aplicable a $X" del que se derivó, para garantizar la claridad sobre cómo se obtuvo la cifra final.
📝 Nota: Los descuentos nunca reducirán el importe total por debajo de $0. En los casos en que los descuentos acumulados superen el precio, el importe a pagar se limitará a $0.00 y no será negativo. Cuando esto ocurra, el último descuento reflejará el importe real restante, en lugar de su valor nominal completo (por ejemplo, si solo quedan $40, un descuento fijo de $60 se mostrará como -$40).
Reglas de redondeo
Las reglas de redondeo para importes con descuento se pueden configurar en Ajustes > Pagos > Métodos de pago > Configuración de facturas.
Opción |
Cuándo usar |
|---|---|
Redondeo hacia abajo (predeterminado) |
Ideal para familias, riesgo de quejas nulo. |
Redondea a la mitad |
Neutral; puede que necesite una breve explicación para el departamento de finanzas. |
Redondeo |
No se recomienda; es muy probable que moleste a las familias. |
Cuando un descuento tiene un período de validez
Cuando un descuento tiene un período de validez, cada fila de descuento se verifica individualmente :
Los descuentos caducados aparecen ocultos o marcados como (Caducado) en la lista "+ Agregar descuento", lo que impide seleccionarlos para una nueva factura.
En una factura, una fila vencida permanece visible, pero se muestra con el importe tachado y una etiqueta roja que dice "Vencido"; no se incluye en los cálculos (y nunca se elimina silenciosamente).
Si se omite una fila debido a su vencimiento, las filas subsiguientes recalculan sus valores "Basado en $X" a partir de la fila válida anterior.
Las facturas que ya se han enviado o pagado quedan bloqueadas y no se ven afectadas si el descuento caduca posteriormente. (Este enfoque coincide con las prácticas de Stripe, Chargebee y Shopify: la caducidad solo impide nuevos usos y no altera el historial).